Oogstmarkt organiseren: checklist en planning
Een oogstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en verse producten regelen. Je moet de marktindeling, standhouders, vergunningen, stroom en toiletvoorzieningen op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie en werk daarna toe naar communicatie, boodschappen en de opbouw. Deze checklist helpt je om 84 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief details die vaak pas op de laatste dag worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kramen en standhouders vastleggen
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Stroompunten vastleggen
Toiletvoorzieningen bevestigen
Standhouderslijst afronden
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Parkeerinformatie publiceren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen kopen
3 personen
Verhuurmaterialen bevestigen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Prijskaartjes maken
2 personen
Menukaarten printen
2 personen
Standhoudersinstructies versturen
Weersverwachting controleren
Versproducten bestellen
2 personen
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
Koelruimte controleren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Versproducten ophalen
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Kramen uitladen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Kramen indelen
4 personen
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kassa's controleren
2 personen
Standhoudersbriefing geven
2 personen
Opening voorbereiden
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Marktkramen bemannen
8 personen
Proeverijen serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Kassa's tussentijds tellen
2 personen
Standhouders informeren over sluiting
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa's afsluiten
2 personen
Versieringen verwijderen
3 personen
Voedsel veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Kramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en documenten archiveren
Leveranciersfacturen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 6
- Tafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Tafelkleedjesaantal 24
- Kraamplankenaantal 24
- Opbergkrattenaantal 30
- Palletsaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare glazenaantal 240
- Koffiekopjesaantal 120
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerplateausaantal 20
- Schenkkanenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- Koelkastenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
- Accuschroefmachinesaantal 2
- Rolcontainersaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Tangenaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Inductieplatenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 30
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Strobalenaantal 20
- Houten kratjesaantal 24
- Krijtbordenaantal 18
- Krijtstiftenaantal 12
- Kunstbloemboekettenaantal 12
- Houten bewegwijzeringspijlenaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 10
- LED-lantaarnsaantal 16
- Reservebatterijenaantal 32
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezem en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg stroompunten en kabelroutes vast zodra de marktindeling klaar is. Tel per kraam welke apparatuur nodig is en gebruik kabelmatten op looproutes; verlengkabels alleen klaarleggen is niet genoeg.
- Rond de standhouderslijst af voordat je uitnodigingen en bezoekersinformatie verstuurt. Vraag dieetwensen en praktische informatie op één vast moment uit, zodat je later geen losse wijzigingen hoeft na te jagen.
- Controleer vergunningen, verzekering en toiletvoorzieningen enkele weken voor de markt. Wacht niet tot de opbouwdag met bevestigen: ontbrekende voorzieningen zijn dan meestal niet meer snel te regelen.
- Maak prijskaartjes, menukaarten en routebordjes vóór je verse producten bestelt. Print reserve-exemplaren en verpak ze per kraam, zodat je tijdens de opbouw niet alles opnieuw hoeft te sorteren.
- Plan een aparte laatste controle voor kassa, wisselgeld, koelruimte en koffievoorziening. Koelboxen, koelkasten, thermoskannen en waterkokers moeten vóór opening op hun plek staan en getest zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een oogstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, marktindeling en standhouders. Regel vergunningen, verzekering, stroom en toiletvoorzieningen zodra de locatie vaststaat, omdat deze afspraken vaak meerdere weken vragen.
- Wanneer moet ik standhouders voor een oogstmarkt vastleggen?
- Streef ernaar de standhouderslijst 4 tot 6 weken voor de markt af te ronden. Verstuur daarna de instructies en vraag dieetwensen, stroombehoefte en praktische informatie in één ronde op.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een oogstmarkt?
- Plan minimaal 3 uur voor kramen, tenten, tafels, bewegwijzering en stroom. Voeg extra tijd toe als je meerdere koffiepunten, koelingen of standhouders met eigen inrichting hebt.
- Wanneer moet ik verse producten voor een oogstmarkt bestellen?
- Bestel houdbare boodschappen eerder, maar leg verse producten pas vast nadat de aanmeldingen en verwachte bezoekersaantallen zijn gecontroleerd. Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bevestig dan de laatste hoeveelheden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!