La checklist du marché des récoltes, dans le bon ordre

Un marché des récoltes demande plus qu’une liste d’exposants et quelques stands. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations, l’électricité, les sanitaires et l’assurance avant de communiquer au public. Cette checklist de 84 tâches vous aide à avancer dans l’ordre, puis à préparer l’accueil, l’affichage, le paiement et le matériel de service. Elle couvre aussi les oublis fréquents des derniers jours, comme la monnaie, les produits frais, les rallonges et les consignes envoyées aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands et les exposants
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Répertorier les points d’alimentation électrique
Confirmer les installations sanitaires
Finaliser la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Publier les informations de stationnement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
3 personnes
Confirmer le matériel de location
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer les menus
2 personnes
Envoyer les consignes aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Commander des produits frais
2 personnes
Prévoir la caisse et la monnaie
2 personnes
Vérifier l’espace de réfrigération
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer les produits frais
3 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Répartir les stands
4 personnes
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les caisses
2 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir les stands du marché
8 personnes
Servir les dégustations
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Compter les caisses à intervalles réguliers
2 personnes
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Retirer les décorations
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les documents
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Planches de standqté 24
Caisses de rangementqté 30
Palettesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 120
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Visseuses sans filqté 2
Roll-containersqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 20
Caisses en boisqté 24
Panneaux en ardoiseqté 18
Marqueurs craieqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 12
Flèches de signalisation en boisqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 16
Piles de rechangeqté 32

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant d’inviter les exposants. Prévoyez cette validation plusieurs semaines avant l’ouverture afin de pouvoir corriger le plan si nécessaire.
Dessinez l’implantation avant de réserver tout le matériel. Placez les stands, les tentes, les tables, les sanitaires et les points électriques en gardant des passages assez larges pour les visiteurs et les roll-containers.
Envoyez aux exposants un document pratique au moins 7 jours avant le marché. Indiquez l’heure d’arrivée, l’emplacement, les besoins électriques, les règles de circulation et le matériel qu’ils doivent apporter.
Gardez les produits longue conservation pour les achats anticipés et commandez les produits frais peu avant l’événement. Vérifiez aussi les glacières, réfrigérateurs, carafes et thermos pour éviter une rupture le jour même.
Préparez la caisse et la monnaie avant l’installation, puis imprimez les étiquettes de prix, les menus et les panneaux d’itinéraire. Une dernière vérification météo 24 à 48 heures avant permet d’adapter les tentes et la circulation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché des récoltes ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, les stands et les exposants, puis avancez sur les autorisations, l’assurance et la communication.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Essayez d’avoir une liste finale 2 à 3 semaines avant le marché. Vous pourrez alors ajuster l’implantation, les besoins électriques, les tables et les informations envoyées aux visiteurs.
Quand commander les produits frais pour un marché des récoltes ?: Commandez-les généralement 2 à 4 jours avant l’événement, selon leur durée de conservation et les quantités prévues. Les produits longue conservation peuvent être achetés plusieurs semaines à l’avance.
Que vérifier la veille d’un marché des récoltes ?: La veille, contrôlez la météo, le matériel de location, les rallonges, les multiprises, les passe-câbles, les sanitaires, la caisse et la monnaie. Vérifiez aussi que les panneaux, menus et consignes sont imprimés et prêts à être installés.

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