Erntemarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntemarkt braucht mehr als Stände und regionale Produkte. Du musst Fläche, Aussteller, Genehmigungen, Strom, Toiletten und Besucherinformationen rechtzeitig koordinieren. Plane zuerst den Rahmen, schließe danach die Ausstellerliste ab und kümmere dich in der letzten Woche um Frischware, Beschilderung und Kasse. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte bis zum Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Stände und Aussteller festlegen
2 Personen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Stromanschlüsse festlegen
Toilettenanlagen bestätigen
Liste der Aussteller abschließen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beitrag posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen versenden
Parkinformationen veröffentlichen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Langlebige Lebensmittel einkaufen
3 Personen
Mietmaterialien bestätigen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Preisschilder machen
2 Personen
Menükarten drucken
2 Personen
Anweisungen an Standbetreiber versenden
Wettervorhersage prüfen
Frische Produkte bestellen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld regeln
2 Personen
Kühlraum überprüfen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Frische Produkte abholen
3 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Stände ausladen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Stände einteilen
4 Personen
Preisschilder anbringen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Kassen prüfen
2 Personen
Aussteller-Briefing geben
2 Personen
Eröffnung vorbereiten
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Marktstände betreuen
8 Personen
Verkostungen servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Kassen zwischendurch zählen
2 Personen
Standbetreiber über den Abschluss informieren
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Dekorationen entfernen
3 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Stände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fotos und Dokumente archivieren
Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
MessethekenAnz. 24
AufbewahrungsboxenAnz. 30
PalettenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 240
KaffeetassenAnz. 120
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 20
ServierplattenAnz. 20
KaraffenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
AkkuschrauberAnz. 2
RollcontainerAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 8
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
StrohballenAnz. 20
HolzkistenAnz. 24
KreidetafelnAnz. 18
KreidestifteAnz. 12
KunstblumensträußeAnz. 12
Holzwegweiser-PfeileAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 32

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Stromanschlüsse und den Platz für Marktstände, Partyzelte sowie Toilettenanlagen.
Schließe die Ausstellerliste spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Erntemarkt ab. Erfasse dann auch Ernährungswünsche und sende jedem Standbetreiber eigene Aufbau-, Strom- und Anlieferungshinweise.
Plane die Stromverteilung vor dem Aufbau, nicht erst am Veranstaltungstag. Lege fest, welche Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und Kühlboxen welchen Anschluss nutzen, und sichere Kabel mit Kabelmatten.
Bestelle frische Produkte erst nach der finalen Anmeldung und prüfe die Mengen 2 bis 3 Tage vorher. Langlebige Lebensmittel, Mehrweggeschirr, Gläser, Tassen und Besteck sollten dagegen bereits früher vollständig bereitstehen.
Regle Kasse und Wechselgeld spätestens am Vortag. Bereite außerdem Wegweiser, Preisschilder und Menükarten vor; Besucherinformationen zu Parken und Ablauf sollten mindestens 3 Tage vorher verschickt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Erntemarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Lieferanten. Die Ausstellerliste sollte 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Was muss man für einen Erntemarkt an Genehmigungen prüfen?: Prüfe mindestens 8 Wochen vorher Veranstaltungs-, Nutzungs- und gegebenenfalls Lebensmittelauflagen. Kläre außerdem Versicherung, Stromversorgung, Toiletten und Zufahrten, bevor du Einladungen verschickst.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Erntemarkt?: Lege die Summe anhand der erwarteten Barzahlungen und Preise fest und teile sie auf mehrere Kassen auf. Das Wechselgeld sollte spätestens am Vortag gezählt, dokumentiert und sicher verwahrt werden.
Wann sollte man frische Lebensmittel für den Erntemarkt bestellen?: Bestelle Frischware nach Abschluss der Anmeldungen, normalerweise 2 bis 3 Tage vor dem Markt. Prüfe am Vortag die Lieferung, Kühlmöglichkeiten und die benötigten Servierutensilien.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.