Checklist para organizar un mercado de la cosecha

Organizar un mercado de la cosecha requiere coordinar expositores, proveedores, permisos y visitantes en el orden adecuado. Empieza por cerrar la fecha y la ubicación, y después define la distribución de los puestos, las conexiones eléctricas y los aseos. En las semanas previas tendrás que confirmar participantes, gestionar inscripciones y comunicar horarios, aparcamiento y preferencias dietéticas. Esta checklist reúne los puntos que suelen quedarse para el último momento, desde los productos frescos hasta el cambio de caja.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contratar puestos y expositores
2 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Registrar los puntos de conexión eléctrica
Confirmar las instalaciones de aseo
Finalizar la lista de expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Publicar información de estacionamiento
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar alimentos no perecederos
3 personas
Confirmar materiales de alquiler
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Hacer etiquetas de precio
2 personas
Imprimir menús
2 personas
Enviar las instrucciones a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Pedir productos frescos
2 personas
Gestionar la caja y el cambio
2 personas
Comprobar el espacio de refrigeración
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger productos frescos
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Descargar los puestos
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Distribuir los puestos
4 personas
Colocar etiquetas de precio
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar las cajas
2 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas
Preparar la inauguración
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender los puestos del mercado
8 personas
Servir las degustaciones
4 personas
Servir café y té
2 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Contar las cajas registradoras a intervalos
2 personas
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Retirar las decoraciones
3 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar fotos y documentos
Recoger facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Manteles individualescant. 24
Tablones del puestocant. 24
Cajas de almacenamientocant. 30
Palletscant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 240
Tazas de cafécant. 120
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 20
Bandejas para servircant. 20
Jarrascant. 12
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Taladros atornilladores inalámbricoscant. 2
Contenedores rodantescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Pacas de pajacant. 20
Cajones de maderacant. 24
Pizarrascant. 18
Rotuladores de tizacant. 12
Ramos de flores artificialescant. 12
Flechas de señalización de maderacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Faroles LEDcant. 16
Baterías de repuestocant. 32

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escoba y recogedorcant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución antes de confirmar todos los puestos: reserva espacio para carpas, mesas, circulación, aseos y puntos de conexión eléctrica. Así evitarás recolocar expositores durante el montaje.
Comprueba permisos y seguro varias semanas antes de la fecha. Si esperas a tener la lista definitiva de expositores, cualquier incidencia administrativa puede retrasar todo el mercado.
Envía a los expositores instrucciones por escrito al menos 7 días antes, incluyendo horario de llegada, acceso para descarga, ubicación del puesto y necesidades eléctricas.
Haz la compra de productos no perecederos con antelación, pero pide los productos frescos cerca del evento. Revisa también que haya suficientes platos, cuencos, vasos reutilizables, cubiertos y recipientes para servir.
El día anterior consulta el pronóstico y prepara los cambios de última hora: carpas, señalización de ruta, neveras, cables con protectores y efectivo suficiente para la caja.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de la cosecha?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la ubicación, contactar con puestos y expositores y comprobar permisos y seguro. Deja las confirmaciones finales, la señalización y los productos frescos para la última semana.
¿Qué hay que comunicar a los visitantes antes del mercado?: Envía la información entre 5 y 7 días antes: horario, ubicación, aparcamiento, forma de inscripción y posibles indicaciones sobre alimentación. Si recoges preferencias dietéticas, fija una fecha límite al menos 3 días antes para poder responder a tiempo.
¿Cuándo se deben confirmar los expositores?: Procura cerrar la lista definitiva 2 semanas antes del mercado. Después podrás asignar puestos, preparar etiquetas de precio y enviar instrucciones concretas sin rehacer la distribución.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la electricidad y los aseos?: Registra los puntos de conexión eléctrica y confirma las instalaciones de aseo al menos 2 semanas antes. Haz una comprobación final 1 o 2 días antes, junto con los cables alargadores, regletas y protectores de cable.

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