Wat heb je nodig voor een ontwikkelaarsconferentie?

Voor een ontwikkelaarsconferentie heb je meer nodig dan een projector en koffie. Je regelt techniek voor presentaties en workshops, een registratiebalie met badges, voldoende zitplaatsen en materiaal voor sprekers en deelnemers. Denk ook aan HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen: die ontbreken opvallend vaak op locatie. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat je moet kopen, huren of meenemen voordat de eerste spreker klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 8
Wifi-hotspotsaantal 3
Oplaadstationsaantal 4
Powerbanksaantal 8
Webcamsaantal 2
USB-sticksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Programmaflyersaantal 130
Pijlbordenaantal 12
Registratiebordenaantal 3
Tafelbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 20
Tafelkleedjesaantal 18
Pennenbakkenaantal 20
Sprekersbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilo
- Zwarte thee - 3 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suikersticks - 300 stuks
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Sojamelk - 4 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Plat mineraalwater - 120 flessen
- Bruisend mineraalwater - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinaasappeldrank - 18 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Gemberbier - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Koffiemelk - 6 pakken
- Roomboter - 2 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Wit brood - 8 broden
- Volkorenpistolets - 120 stuks
- Mini-croissants - 120 stuks
- Hummus - 4 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Rosbiefbeleg - 2 kilo
- Vegan beleg - 3 kilo
- Pindakaas - 2 kilo
- Aardbeienjam - 2 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Tomaten - 6 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 8 kilo
- Bessenmix - 4 kilo
- Mueslirepen - 120 stuks
- Havermoutkoeken - 120 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Gezouten cashewnoten - 3 kilo
- Ongezouten amandelen - 3 kilo
- Rijstwafels - 10 pakken
- Glutenvrije crackers - 8 pakken
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Pestodressing - 2 liter
- Yoghurtdressing - 2 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Chilivlokken - 150 gram
- Servetten - 800 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Composteerbare zakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 3 liter
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Allesreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Desinfecterende handgel - 6 liter
- Vloeibare handzeep - 6 liter
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Dieetlabels - 150 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Koffiefilters - 500 stuks
- Theelepels - 150 stuks

Tips

Neem per presentatieruimte minimaal één HDMI-kabel, twee HDMI-adapters, één presentatieklikker en één extra laptop mee. Test elke combinatie uiterlijk één dag voor de conferentie met de aanwezige projector en het projectiescherm.
Plan per zaal minstens één stekkerdoos en één verlengkabel bij de presentatietafel. Voor een conferentie met meerdere workshopruimtes heb je dus per ruimte een eigen set nodig, niet één gedeelde kabelbak.
Zet bij de registratiebalie badges, programmaflyers en een USB-stick met de definitieve presentaties klaar. Leg dit uiterlijk de avond ervoor op volgorde, zodat aanmelden niet ophoudt door zoeken naar bestanden of naamlabels.
Reken voor koffie, thee en water op minstens één kopje of glas per deelnemer per drinkmoment, plus ongeveer 10% reserve. Koel de dranken enkele uren vooraf; waterglazen en serveerbladen worden anders vaak pas tijdens de ontvangst gezocht.
Voor hybride sessies heb je per stream minstens één webcam, één laptop en een stabiele wifi-hotspot als back-up nodig. Controleer vóór de start ook microfoons, mengpaneel, luidsprekers en oplaadstations; lege batterijen en ontbrekende adapters zijn moeilijk tijdens een talk op te lossen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een ontwikkelaarsconferentie met 100 deelnemers?: Reken op 100 stoelen, minimaal 110 waterglazen en ongeveer 110 sets servies als iedereen tijdens een eetmoment wordt bediend. Voeg voor registratie minstens 100 badges, een registratiebalie en een reserve van circa 10% lege badgegegevens toe.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een ontwikkelaarsconferentie?: Neem minimaal één presentatielaptop per zaal en één extra laptop voor registratie of techniek. Voor vijf parallelle ruimtes betekent dat minstens zes laptops, plus USB-sticks met de definitieve presentaties.
Hoeveel HDMI-adapters en verlengkabels moet ik meenemen?: Gebruik per presentatieruimte minimaal twee HDMI-adapters, één HDMI-kabel, één verlengkabel en één stekkerdoos. Neem daarnaast minstens twee reserve-adapters en één reserve-HDMI-kabel mee voor de hele conferentie.
Wanneer moet ik de techniek voor een ontwikkelaarsconferentie testen?: Test projector, scherm, microfoons, luidsprekers, presentatielaptops en wifi-hotspots uiterlijk één dag vooraf. Laat sprekers hun presentaties minstens 24 uur eerder aanleveren, zodat je bestanden en aansluitingen nog kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.