Qué necesitas para una conferencia de desarrolladores

Una conferencia de desarrolladores necesita más que un proyector y café. Esta lista reúne el material para el registro, las ponencias, los talleres, la conexión de los asistentes y el servicio de catering. Calcula las cantidades según el número de inscritos y prepara una parte del material al menos un día antes. Los adaptadores, los cables de repuesto y las estaciones de carga suelen quedarse fuera de la compra hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mostrador de registrocant. 2
Sillas para ponentescant. 6
Taburetescant. 8
Percheroscant. 4

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Clic de presentacióncant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores HDMIcant. 8
Puntos de acceso wificant. 3
Estaciones de cargacant. 4
Baterías externascant. 8
Webcamscant. 2
Memorias USBcant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Folletos del programacant. 130
Carteles direccionalescant. 12
Pizarras de registrocant. 3
Carteles de mesacant. 20
Tarjetas de nombrecant. 20
Manteles individualescant. 18
Portalápicescant. 20
Carteles para ponentescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Café descafeinado - 1 kilo
- Té negro - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Sobres de azúcar - 300 unidades
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Limones - 3 kilos
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Bebida de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Ginger beer - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Leche para café - 6 paquetes
- Mantequilla - 2 kilos
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pistolets integrales - 120 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Hummus - 4 kilo
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Lomo de rosbif en lonchas - 2 kilo
- Relleno vegano - 3 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 kilo
- Mermelada de fresa - 2 kilos
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates - 6 kilos
- Pimientos - 4 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Zanahorias - 4 kilo
- Tomates cherry - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 8 kilos
- Mix de frutos rojos - 4 kilos
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Galletas de avena - 120 piezas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Anacardos salados - 3 kilo
- Almendras sin sal - 3 kilo
- Tortitas de arroz - 10 paquetes
- Crackers sin gluten - 8 paquetes
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aderezo de pesto - 2 litros
- Aliño de yogur - 2 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Copos de chile - 150 gram
- Servilletas - 800 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas compostables - 50 unidades
- Lavavajillas - 3 litros
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiacristales - 2 litros
- Gel desinfectante para manos - 6 litros
- Jabón líquido de manos - 6 litros
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Etiquetas de dieta - 150 piezas
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 3 rollos
- Filtros de café - 500 unidades
- Cucharillas - 150 unidades

Consejos

Prepara una acreditación y un folleto del programa por asistente inscrito, más un 10 % adicional para altas de última hora o errores de impresión. Tenlos clasificados antes de abrir el registro.
Para cada sala de ponencias, comprueba con antelación el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y el portátil. Lleva al menos un adaptador HDMI y un cable de repuesto por sala.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y después una por persona y hora. Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de la llegada de los asistentes.
Reserva una estación de carga por cada 10 a 15 asistentes y coloca baterías externas en el registro o en una zona visible. Así no se concentra toda la demanda en un único enchufe.
Separa el material de cada taller en bandejas o cajas identificadas y prepara las presentaciones en los portátiles al menos 60 minutos antes de la primera sesión. Guarda también una copia en una memoria USB.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas acreditaciones y folletos necesito para una conferencia de desarrolladores?: Prepara una acreditación y un folleto por persona inscrita, con un 10 % extra. Para 200 asistentes, imprime 220 unidades de cada uno y deja el material ordenado antes del día del evento.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para una conferencia de desarrolladores?: Para una sala principal, calcula al menos un micrófono para cada ponente y uno adicional para preguntas del público. Si hay mesas redondas o varias salas simultáneas, confirma la cantidad con técnica al menos 7 días antes.
¿Cuánta bebida debo comprar para una conferencia?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y una por persona por cada hora posterior. Añade un margen del 10 % y enfría el pedido al menos 4 horas antes de empezar.
¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico de las ponencias?: Haz una primera comprobación entre 24 y 48 horas antes y una prueba definitiva al menos 60 minutos antes de la primera ponencia. Abre también las presentaciones en el portátil que se usará durante el evento.

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