Online netwerkborrel organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een online netwerkborrel staat of valt met een strak programma, een getest platform en duidelijke begeleiding. Bepaal eerst voor wie de borrel is en hoeveel gespreksrondes je organiseert; daarna leg je datum, tijd en aanmeldingen vast. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, dieetwensen en deelnamelink. Op de dag zelf test je beeld, geluid, verlichting en werkplekken opnieuw, zodat je niet tijdens de eerste ronde nog kabels of microfoons hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doelgroep en programma bepalen
2 personen
Online platform selecteren
2 personen
Datum en tijd bevestigen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Deelnemerslijst controleren
Programma en vragen voorbereiden
2 personen
Gespreksstarters voorbereiden
2 personen
Online ruimte aanmaken
Deelnamelink controleren
Techniek testen
2 personen
Achtergrond en verlichting testen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Werkplekken opbouwen
2 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen

Event

Deelnemers toelaten
2 personen
Welkom en uitleg geven
Deelnemers introduceren
2 personen
Gespreksrondes begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Technische vragen oplossen
Afronding en bedankje geven
Deelnemers uitloggen
2 personen

Nazorg

Werkplekken afbreken
2 personen
Servies afwassen
Afval verzamelen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Opname en chatbestanden opslaan
Bedankbericht versturen
Deelnemerscontacten opvolgen
2 personen
Apparatuur retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Webcamsaantal 3
Headsetsaantal 3
Externe microfoonsaantal 2
Luidspreker
HDMI-kabelsaantal 3
USB-kabelsaantal 4
USB-hubsaantal 2
Opladersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 2

Meubilair

Werktafelsaantal 3
Bureaustoelenaantal 3

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Tafeldecoratieaantal 3

Servies

Glazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 12
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Keuken

Waterkoker
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Serveerkommenaantal 6
Serveerlepelsaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk één dag vooraf en herhaal die op de dag zelf. Controleer per laptop de webcam, headset of externe microfoon, oplader, USB-hub en deelnamelink; een HDMI-kabel of verlengsnoer ontbreekt vaak pas bij het opbouwen.
Stuur de herinnering uiterlijk 24 uur voor de borrel. Vermeld daarin de starttijd, link, verwachte eindtijd en hoe deelnemers hun naam instellen, zodat je bij het toelaten minder hoeft uit te leggen.
Maak voor elke gespreksronde minimaal twee concrete vragen en enkele korte gespreksstarters. Reken op 5 minuten welkom, 10 tot 15 minuten per ronde en 5 minuten afsluiting; zonder tijdsignaal lopen online gesprekken snel uit.
Verwerk dieetwensen vóór je boodschappen doet en zet hapjes, glazen en dranken minstens 15 minuten voor de start klaar. Koelboxen, serveerkommen, serveerlepels, een waterkoker of koffiezetapparaat en afvalbakken voorkomen dat je tijdens een ronde weg moet.
Test achtergrond en verlichting vanuit het beeld van de deelnemer, niet alleen vanuit je eigen scherm. Plaats LED-lampen vóór de start, werk kabels weg met stekkerdozen en verlengsnoeren en houd één opgeladen reserveapparaat beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een online netwerkborrel organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met doelgroep, programma, platform en datum. Verstuur de uitnodiging minimaal 14 dagen voor de borrel en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf af.
Hoeveel tijd moet een online netwerkborrel duren?: Plan meestal 60 tot 90 minuten. Houd ongeveer 5 minuten aan voor welkom, 10 tot 15 minuten per gespreksronde en 5 minuten voor de afsluiting; plan bij grotere groepen extra tijd voor introducties.
Wanneer test ik de techniek voor een online netwerkborrel?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals 30 tot 45 minuten voor de start. Controleer beeld, geluid, internetverbinding, verlichting, achtergrond, kabels, opladers en de deelnamelink.
Hoeveel hapjes en drankjes heb ik nodig voor een online netwerkborrel?: Reken per deelnemer op 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en ongeveer 4 tot 6 kleine hapjes. Vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf uit, zodat je boodschappen en serveerkommen op tijd kunt regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.