Checklist para organizar un evento de networking online
Un networking online necesita más preparación que enviar un enlace y abrir una videollamada. Primero define el público, el programa y la plataforma; después gestiona las inscripciones, prepara las conversaciones y prueba la parte técnica. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde la invitación hasta las rondas de conversación. También contempla los detalles que suelen olvidarse: preferencias dietéticas, iluminación, cables, bebidas y una segunda prueba justo antes de empezar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el público objetivo y el programa
2 personas
Seleccionar plataforma online
2 personas
Confirmar fecha y hora
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Comprobar la lista de participantes
Preparar el programa y las preguntas
2 personas
Preparar temas para romper el hielo
2 personas
Crear sala online
Comprobar el enlace de participación
Probar la técnica
2 personas
Probar sonido e iluminación de fondo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar los puestos de trabajo
2 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Evento
Admitir a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida y explicar
Presentar a los participantes
2 personas
Guiar las rondas de conversación
3 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Resolver dudas técnicas
Dar cierre y agradecimiento
Dar de baja a los participantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos de trabajo
2 personas
Lavar la vajilla
Recoger la basura
Limpiar el espacio
2 personas
Guardar grabaciones y archivos del chat
Enviar mensaje de agradecimiento
Hacer seguimiento de los contactos de los participantes
2 personas
Devolver el equipo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Portátilescant. 3
- Webcamscant. 3
- Auriculares con micrófonocant. 3
- Micrófonos externoscant. 2
- Altavoz
- Cables HDMIcant. 3
- Cables USBcant. 4
- Hubs USBcant. 2
- Cargadorescant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 2
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 3
- Sillas de oficinacant. 3
Decoración
- Lona de fondocant. 2
- Decoración de mesacant. 3
Vajilla
- Vasoscant. 24
- Tazas de cafécant. 12
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
Cocina
- Hervidor de agua
- Cafetera
- Neveras portátilescant. 2
- Cuencos de serviciocant. 6
- Cucharones de servircant. 4
- Sacacorchoscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la hora y el programa antes de enviar invitaciones. El formulario de inscripción debe pedir también las preferencias dietéticas, para calcular con tiempo los aperitivos y las bebidas.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: enlace de acceso, cámaras, auriculares, micrófonos, iluminación de fondo y sonido. Repite una comprobación breve el mismo día, porque cables, cargadores o permisos pueden fallar después.
- Prepara preguntas y temas para romper el hielo antes de abrir la sala. Para cada ronda, ten al menos una pregunta principal y otra de reserva, y decide quién guía los cambios de conversación.
- Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con la hora, el enlace y una indicación clara sobre auriculares y cámara. Comprueba la lista de participantes justo antes de admitir a las primeras personas.
- Calcula dos o tres bebidas por persona para la primera hora y deja agua, café, tazas, vasos y aperitivos listos antes de la bienvenida. Enfría las bebidas con antelación y reserva unos minutos para rellenarlas durante las rondas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un networking online?
- Empieza entre 10 y 14 días antes para definir el público, elegir la plataforma, confirmar la fecha y enviar las invitaciones. Deja las pruebas técnicas completas para al menos 24 horas antes y una revisión final para el mismo día.
- ¿Qué debe incluir el formulario de inscripción para un networking online?
- Incluye nombre, correo electrónico, disponibilidad o confirmación de asistencia y preferencias dietéticas. Si habrá rondas temáticas, añade una pregunta sobre intereses profesionales para preparar mejor las presentaciones.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio del networking online?
- Envía el recordatorio entre 24 y 48 horas antes del evento. Repite el enlace de participación, la hora, la duración prevista y las instrucciones técnicas para evitar que alguien llegue sin cámara, auriculares o cargador.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un networking online?
- Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora, además de agua. Tenlas frías antes de empezar y prepara café o té con suficiente antelación para no interrumpir la bienvenida ni las rondas de conversación.
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