Checklist pour organiser un afterwork en ligne

Un afterwork en ligne demande plus qu’un lien de visioconférence. Il faut cadrer le programme, gérer les inscriptions, préparer les échanges et vérifier le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist regroupe 37 tâches et 30 éléments, des premières invitations jusqu’au réassort des boissons. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis fréquents : besoins alimentaires non recueillis, lien d’inscription défectueux, son mal réglé ou éclairage insuffisant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible et le programme
2 personnes
Choisir une plateforme en ligne
2 personnes
Confirmer la date et l'heure
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Vérifier la liste des participants
Préparer le programme et les questions
2 personnes
Préparer des amorces de conversation
2 personnes
Créer un espace en ligne
Vérifier le lien d’inscription
Tester la technique
2 personnes
Tester l’arrière-plan et l’éclairage
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Monter les postes de travail
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Accueillir et donner les explications
Présenter les participants
2 personnes
Animer les tours de discussion
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Résoudre les questions techniques
Clore et remercier
Déconnecter les participants
2 personnes

Suivi

Démonter les postes de travail
2 personnes
Faire la vaisselle
Rassembler les déchets
Nettoyer l’espace
2 personnes
Enregistrer les fichiers d’enregistrement et de chat
Envoyer un message de remerciement
Relancer les contacts des participants
2 personnes
Retourner le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Webcamsqté 3
Casquesqté 3
Microphones externesqté 2
Haut-parleur
Câbles HDMIqté 3
Câbles USBqté 4
Hubs USBqté 2
Chargeursqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 2

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 3

Décoration

Bâche de fondqté 2
Décoration de tableqté 3

Vaisselle

Verresqté 24
Tasses à caféqté 12
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Bouilloire
Machine à café
Glacièresqté 2
Saladiers de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant l’afterwork. Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire, puis envoyez un rappel 2 à 3 jours avant la rencontre.
Testez la plateforme, les webcams, les microphones, les casques et les câbles au plus tard la veille. Faites aussi un appel de 15 minutes avec les personnes qui animeront les échanges.
Préparez le programme et les questions avant le jour J, avec des amorces de conversation pour les moments creux. Pour un afterwork de 90 minutes, prévoyez environ 3 à 4 séquences d’échange.
Installez chaque poste de travail au moins 30 minutes avant le début : ordinateur chargé, caméra à hauteur des yeux, éclairage devant le visage et arrière-plan vérifié. Gardez les chargeurs, hubs USB et rallonges à portée de main.
Refroidissez les boissons au moins 2 heures avant et préparez les en-cas avant l’accueil. Disposez verres, tasses, assiettes, couverts et poubelles à chaque poste afin de ne pas interrompre les échanges.‌

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un afterwork en ligne ?: Envoyez-les 10 à 14 jours avant la date prévue, avec l’horaire, la plateforme et le lien d’inscription. Un rappel 2 à 3 jours avant suffit généralement pour limiter les absences.
Combien de temps prévoir pour un afterwork en ligne ?: Prévoyez entre 60 et 90 minutes pour garder un rythme agréable. Réservez les 10 premières minutes à l’accueil et aux explications, puis répartissez le reste entre présentation et tours de discussion.
Quand tester le matériel pour un afterwork en ligne ?: Faites un premier test la veille et une nouvelle vérification 30 minutes avant l’arrivée des participants. Contrôlez notamment le son, la caméra, l’éclairage, les câbles USB et la stabilité du lien.
Que prévoir à boire et à manger pour un afterwork en ligne ?: Prévoyez environ 2 boissons par personne pour une session d’une heure, puis une boisson supplémentaire par heure commencée. Ajoutez 2 à 3 portions d’en-cas par personne et adaptez les achats aux besoins alimentaires recueillis.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.