Online matchmaking organiseren: checklist en planning

Een online matchmaking staat of valt met een goede voorbereiding vóór de eerste deelnemer inlogt. Bepaal eerst voor wie de bijeenkomst is en waarop je mensen koppelt; daarna regel je inschrijvingen, privacy en een haalbare indeling van de gespreksrondes. Trek extra tijd uit voor profielcontrole en een technische test met dezelfde apparatuur als op de dag zelf. Deze checklist helpt je om de voorbereiding, het programma en de begeleiding stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Matchmakingdoelgroep bepalen
2 personen
Matchingscriteria vaststellen
2 personen
Videoplatform reserveren
Aanmeldformulier maken
Privacytekst toevoegen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersprofielen controleren
2 personen
Matchingsmatrix opstellen
2 personen
Gespreksrondes indelen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Technische instructies versturen
Moderatoren inroosteren
Programma definitief maken
2 personen
Presentatie en schermen voorbereiden
Technische test uitvoeren
3 personen
Back-upverbinding testen
2 personen
Werkstations opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Snacks klaarzetten
2 personen
Deelnemerslijst klaarzetten
Moderatoren briefen
4 personen

Event

Wachtruimte openen
2 personen
Deelnemers inchecken
3 personen
Opening en uitleg geven
2 personen
Deelnemers koppelen
3 personen
Eerste gespreksronde begeleiden
4 personen
Tweede gespreksronde begeleiden
4 personen
Technische vragen afhandelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Derde gespreksronde begeleiden
4 personen
Pauzes aankondigen
Vierde gespreksronde begeleiden
4 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Afsluiting presenteren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Videoruimtes sluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
Locatie schoonmaken
2 personen
Bedankmail versturen
Matchcontacten nasturen
Opnamen en gegevens verwijderen
Deelnemersfeedback verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Webcamsaantal 4
Headsetsaantal 4
Smartphonesaantal 2
Webcamstatievenaantal 4
Ringlampenaantal 2
USB-hubsaantal 4
Powerbanksaantal 2
Back-upwifi-router
Opladersaantal 8
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Kantoor

Geprinte draaiboekenaantal 10
Geprinte deelnemerslijstenaantal 6
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10
Plakbriefjesaantal 4

Catering

Mokkenaantal 12
Waterglazenaantal 12
Waterkaraffenaantal 2
Serveerbladenaantal 2
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Tips

Sluit de aanmelding uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst, zodat je profielen kunt controleren en de matchingsmatrix rustig kunt opstellen. Vraag dieetwensen meteen mee in het formulier.
Plan per gespreksronde een paar minuten wisseltijd naast de spreektijd. Zo kunnen deelnemers de juiste ruimte vinden en hoeft een moderator niet voortdurend achterstanden te herstellen.
Stuur technische instructies minstens 48 uur vooraf. Leg uit hoe deelnemers hun webcam, headset en verbinding testen en vermeld een contactpunt voor problemen.
Test het videoplatform minimaal 24 uur van tevoren met alle moderatoren. Controleer daarbij de wachtruimte, schermdelen, microfoons en de back-upwifi-router.
Zet op de dag zelf de deelnemerslijst, draaiboeken en notitieblokken klaar vóór je de wachtruimte opent. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor het opbouwen en aansluiten van werkstations.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik online matchmaking organiseren?: Begin idealiter 3 tot 4 weken vooraf met doelgroep, criteria en platform. Sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor het event, zodat je matches en rondes kunt maken.
Hoeveel tijd kost een technische test voor online matchmaking?: Reserveer 60 tot 90 minuten voor een volledige test met moderatoren. Voer die uiterlijk 24 uur vooraf uit en test ook de back-upverbinding.
Wanneer stuur ik de deelnemers de online matchmaking-instructies?: Stuur de instructies minimaal 48 uur voor de bijeenkomst. Stuur de definitieve bevestiging met programma en inloggegevens nogmaals 12 tot 24 uur vooraf.
Hoeveel moderatoren heb ik nodig voor online matchmaking?: Reken op minimaal 1 moderator per 20 tot 25 deelnemers als er meerdere gespreksrondes zijn. Bij technische begeleiding of veel parallelle gesprekken plan je extra ondersteuning in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.