Checklist pour organiser un matching en ligne

Un matching en ligne réussi repose sur une préparation très structurée : définir le public, les critères de mise en relation et le déroulé avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite la plateforme vidéo, les profils, la matrice d’appariement et les tours de discussion. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, tester la connexion et briefer les modérateurs. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre, sans oublier les détails techniques ou l’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible du matchmaking
2 personnes
Définir les critères d’appariement
2 personnes
Réserver la plateforme vidéo
Créer le formulaire d’inscription
Ajouter le texte de confidentialité
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les profils des participants
2 personnes
Établir la matrice d’appariement
2 personnes
Répartir les tours de discussion
2 personnes
Confirmer les participants
Envoyer les consignes techniques
Planifier les modérateurs
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer la présentation et les écrans
Effectuer un test technique
3 personnes
Tester la connexion de secours
2 personnes
Installer les postes de travail
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les snacks
2 personnes
Préparer la liste des participants
Briefer les modérateurs
4 personnes

Événement

Ouvrir la zone d’attente
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Ouverture et explication
2 personnes
Attribuer les participants
3 personnes
Animer le premier tour d'entretiens
4 personnes
Animer le deuxième tour d’entretiens
4 personnes
Gérer les questions techniques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le troisième tour d’entretien
4 personnes
Annoncer les pauses
Animer le quatrième tour d’entretiens
4 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Présenter la clôture
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Fermer les salles vidéo
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
Nettoyer le lieu
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Envoyer les coordonnées des matchs
Supprimer les enregistrements et les données
Collecter les retours des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Webcamsqté 4
Casquesqté 4
Smartphonesqté 2
Supports pour webcamqté 4
Anneaux lumineuxqté 2
Hubs USBqté 4
Batteries externesqté 2
Routeur Wi-Fi de secours
Chargeursqté 8
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 3

Bureau

Modes opératoires imprimésqté 10
Listes imprimées des participantsqté 6
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 10
Post-itqté 4

Catering

Tassesqté 12
Verres à eauqté 12
Carafes d'eauqté 2
Plateaux de serviceqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3

Conseils

Commence par définir le public cible et les critères d’appariement avant de créer le formulaire : cela évite de recevoir des inscriptions impossibles à comparer et réduit le retraitement des profils.
Ouvre les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant la session. Ajoute dès le formulaire les besoins alimentaires et le texte de confidentialité, puis prévois 2 à 3 jours pour vérifier les profils.
Établis la matrice d’appariement et les tours de discussion 3 à 5 jours avant l’événement. Garde une liste de participants à jour et prépare une solution pour les absences de dernière minute.
Effectue un test technique complet 48 heures avant : plateforme vidéo, webcams, casques, écrans, hubs USB et connexion de secours. Teste aussi les chargeurs, multiprises, rallonges et le routeur Wi-Fi de secours.
Le jour même, ouvre la zone d’attente 20 à 30 minutes avant le début. Installe les postes, prépare les consignes imprimées, briefe les modérateurs et mets les boissons, verres, carafes et snacks à disposition avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un matching en ligne ?: Prévois idéalement 2 à 3 semaines. Il faut au moins 10 à 14 jours pour les inscriptions, puis 3 à 5 jours pour traiter les profils, construire les appariements et finaliser le programme.
Quand envoyer les consignes techniques aux participants ?: Envoie-les 3 à 5 jours avant l’événement, puis rappelle les points essentiels le jour précédent. Demande aux participants de vérifier leur caméra, leur casque et leur connexion au moins 24 heures à l’avance.
Quand tester la plateforme vidéo pour un matching en ligne ?: Fais un premier test 48 heures avant, avec les mêmes ordinateurs, webcams, casques et écrans que le jour du matching. Vérifie aussi la connexion de secours et garde un routeur Wi-Fi chargé à portée de main.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Ouvre la zone d’attente 20 à 30 minutes avant le premier tour. Cela laisse le temps d’enregistrer les participants, de résoudre les problèmes de connexion et de rappeler les règles aux personnes arrivées en retard.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.