Checklist para organizar un matchmaking online
Un matchmaking online necesita más preparación que enviar un enlace de videollamada. Primero defines a quién quieres reunir y cómo se harán los emparejamientos; después organizas las inscripciones, las rondas y la moderación. También debes probar equipos, conexiones y pantallas antes de abrir la sala. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, incluidos detalles que suelen olvidarse, como el texto de privacidad, las preferencias dietéticas y una conexión de respaldo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el público objetivo de matchmaking
2 personas
Establecer los criterios de emparejamiento
2 personas
Reservar plataforma de vídeo
Crear formulario de inscripción
Añadir texto de privacidad
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los perfiles de los participantes
2 personas
Elaborar la matriz de emparejamiento
2 personas
Organizar rondas de conversación
2 personas
Confirmar participantes
Enviar las instrucciones técnicas
Asignar moderadores
Definir el programa final
2 personas
Preparar la presentación y las pantallas
Realizar prueba técnica
3 personas
Probar la conexión de respaldo
2 personas
Montar estaciones de trabajo
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los snacks
2 personas
Preparar la lista de participantes
Informar a los moderadores
4 personas
Evento
Abrir la sala de espera
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Dar la bienvenida y explicar
2 personas
Emparejar participantes
3 personas
Guiar la primera ronda de conversaciones
4 personas
Coordinar la segunda ronda de entrevistas
4 personas
Gestionar preguntas técnicas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la tercera ronda de entrevistas
4 personas
Anunciar pausas
Coordinar la cuarta ronda de conversaciones
4 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Presentar el cierre
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Cerrar las salas de vídeo
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Guardar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar residuos
Limpiar el lugar
2 personas
Enviar correo de agradecimiento
Reenviar los contactos del match
Eliminar las grabaciones y los datos
Recopilar comentarios de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Portátilescant. 4
- Webcamscant. 4
- Auriculares con micrófonocant. 4
- Smartphonescant. 2
- Trípodes para webcamcant. 4
- Lámparas de arocant. 2
- Hubs USBcant. 4
- Baterías externascant. 2
- Router wifi de respaldo
- Cargadorescant. 8
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 3
Oficina
- Guiones impresoscant. 10
- Listas impresas de participantescant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Bloc de notascant. 10
- Notas adhesivascant. 4
Catering
- Tazascant. 12
- Vasos para aguacant. 12
- Jarras de aguacant. 2
- Bandejas de serviciocant. 2
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
Consejos
- Cierra el formulario de inscripción con varios días de margen para revisar perfiles y preparar la matriz de emparejamiento. Incluye desde el principio el texto de privacidad y una pregunta sobre restricciones dietéticas.
- Envía las instrucciones técnicas al menos 24 horas antes. Explica cómo probar la cámara, los auriculares y la conexión, y qué hacer si falla el wifi durante una ronda.
- Programa una prueba técnica completa antes del evento: revisa la plataforma de vídeo, las pantallas, los portátiles, las cámaras y la conexión de respaldo. No esperes a que lleguen los participantes para descubrir problemas de audio.
- Calcula las rondas con tiempos concretos y entrega a cada moderador el programa final, el guion y la lista de participantes. Una persona debe controlar los cambios mientras otra atiende las incidencias técnicas.
- Abre la sala de espera con antelación y prepara agua, bebidas y snacks antes del registro. Comprueba también cargadores, regletas, alargadores y baterías externas para evitar interrupciones durante las conversaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un matchmaking online?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas captar participantes, revisar perfiles y crear emparejamientos. Reserva la plataforma y define los criterios al principio; deja la prueba técnica completa para los últimos 2 o 3 días.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para preparar los emparejamientos?
- Cierra las inscripciones entre 48 y 72 horas antes del evento. Así puedes comprobar los perfiles, recoger preferencias dietéticas, elaborar la matriz y enviar la confirmación y las instrucciones técnicas.
- ¿Cuánto dura una ronda de conversación online?
- Reserva normalmente entre 8 y 12 minutos por ronda y añade 2 o 3 minutos para cambiar de pareja o resolver incidencias. El programa final debe indicar claramente la hora de inicio y fin de cada bloque.
- ¿Qué hago si falla la conexión durante el matchmaking?
- Prepara una conexión de respaldo y prueba el cambio antes de empezar. Ten un router wifi de respaldo, baterías externas y cargadores disponibles, y asigna a un moderador para comunicar las instrucciones mientras se recupera la sesión.
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