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Online-Matching organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Online-Matching steht und fällt mit klaren Kriterien, geprüften Teilnehmerprofilen und stabiler Technik. Lege zuerst Zielgruppe und Matching-Regeln fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Datenschutz, Profilprüfung, die Matching-Matrix und die Einteilung der Gesprächsrunden. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Laptops, Webcams und Headsets auch einen technischen Test, einen Wartebereich und einen Plan für den Fall, dass die Internetverbindung ausfällt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Zielgruppe für das Matchmaking festlegen

    2 Personen

  • Matching-Kriterien festlegen

    2 Personen

  • Videoplattform reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Datenschutzhinweis hinzufügen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerprofile prüfen

    2 Personen

  • Matching-Matrix erstellen

    2 Personen

  • Gesprächsrunden einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Technische Anweisungen versenden

  • Moderatoren einplanen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Präsentation und Bildschirme vorbereiten

  • Technischen Test durchführen

    3 Personen

  • Backup-Verbindung testen

    2 Personen

  • Arbeitsstationen aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste vorbereiten

  • Moderatoren briefen

    4 Personen

Event

  • Wartebereich öffnen

    2 Personen

  • Teilnehmer einchecken

    3 Personen

  • Eröffnung und Erklärung geben

    2 Personen

  • Teilnehmende zuordnen

    3 Personen

  • Die erste Gesprächsrunde moderieren

    4 Personen

  • Zweite Gesprächsrunde betreuen

    4 Personen

  • Technische Fragen bearbeiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dritte Gesprächsrunde begleiten

    4 Personen

  • Pausen ankündigen

  • Vierte Gesprächsrunde begleiten

    4 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abschluss präsentieren

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

  • Videoräume schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Dankesmail versenden

  • Match-Kontakte nachsenden

  • Aufnahmen und Daten löschen

  • Teilnehmerfeedback sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • WebcamsAnz. 4
  • HeadsetsAnz. 4
  • SmartphonesAnz. 2
  • Webcam-StativeAnz. 4
  • RingleuchtenAnz. 2
  • USB-HubsAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 2
  • Backup-WLAN-Router
  • LadegeräteAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Büro

  • Gedruckte AblaufpläneAnz. 10
  • Gedruckte TeilnehmerlistenAnz. 6
  • StifteAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 10
  • KlebezettelAnz. 4

Catering

  • TassenAnz. 12
  • WassergläserAnz. 12
  • WasserkaraffenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 2
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3

Tipps

  • Lege die Matching-Kriterien vor dem Versand der Einladungen schriftlich fest. So kannst du Anmeldungen einheitlich prüfen und die Gesprächsrunden später schneller einteilen.
  • Plane die Videoplattform nicht erst am Veranstaltungstag ein. Verschicke technische Anweisungen spätestens 48 Stunden vorher und teste Kamera, Mikrofon sowie Bildschirmfreigabe mit den Moderatoren.
  • Prüfe Teilnehmerprofile und Ernährungswünsche nach Ende der Anmeldung in einem festen Durchlauf. Bereite außerdem eine aktuelle Teilnehmerliste vor, statt Änderungen kurz vor Beginn aus mehreren Dateien zusammenzusuchen.
  • Führe mindestens einen vollständigen Techniktest vor dem Termin durch. Teste dabei auch Backup-WLAN-Router, Powerbanks, Ladegeräte und USB-Hubs, damit ein leerer Akku oder ein Verbindungsabbruch nicht die nächste Gesprächsrunde stoppt.
  • Öffne den Wartebereich etwa 15 Minuten vor Beginn und checke die Teilnehmer einzeln ein. Halte gedruckte Ablaufpläne, Teilnehmerlisten, Stifte und Notizblöcke bereit, damit Moderatoren Änderungen auch ohne zusätzliche Bildschirmfenster verfolgen können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Online-Matching organisieren?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Zielgruppe, Matching-Kriterien und Videoplattform. Öffne die Anmeldung erst, wenn Formular, Datenschutzhinweis und Ablauf feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Online-Matching verschicken?
Verschicke die erste Einladung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Sende die technische Anleitung und die Teilnahmebestätigung spätestens 48 Stunden vorher.
Wie viele Gesprächsrunden sollte ein Online-Matching haben?
Plane je nach Ziel und Teilnehmerzahl meist 3 bis 6 Gesprächsrunden ein. Rechne zusätzlich mit 5 bis 10 Minuten für den Check-in und kurzen Wechselpausen zwischen den Runden.
Wann muss der Techniktest für ein Online-Matching stattfinden?
Führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vor dem Start durch und beziehe alle Moderatoren ein. Prüfe dabei Videoplattform, Präsentation, Headsets, Webcams, Backup-Verbindung und den Wartebereich.

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