Boodschappenlijst voor een onderzoekscongres

Voor een onderzoekscongres heb je meer nodig dan koffie, stoelen en een projector. Je regelt aparte spullen voor registratie, presentaties, posters, catering en techniek. Denk vooraf vooral aan aansluitingen, reserveapparatuur en genoeg naamkaartjes: die ontbreken vaak wanneer de eerste deelnemers binnenkomen. Gebruik deze boodschappenlijst naast het plan met taken, zodat je per ruimte kunt controleren wat aanwezig, gehuurd of nog te kopen is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 90
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laserpointeraantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Serveertraysaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Congresbanierenaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Naamkaarthoudersaantal 90
Posterpanelenaantal 12
Posterklemmenaantal 48
Pijlbordjesaantal 12
Tafelnummersaantal 14
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilogram
- Mineraalwater plat - 80 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Druiven - 6 kilogram
- Mandarijnen - 5 kilogram
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Volkorenpistolets - 100 stuks
- Miniwraps - 100 stuks
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Kipfilet beleg - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 1 kilogram
- Eiersalade - 2 kilogram
- Komkommer - 5 kilogram
- Tomaten - 5 kilogram
- Paprika - 3 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 4 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Rode ui - 1 kilogram
- Aardappelen - 12 kilogram
- Rijst - 6 kilogram
- Pasta - 5 kilogram
- Kikkererwten - 12 blikken
- Linzen - 8 blikken
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kipfilet - 8 kilogram
- Tofu - 4 kilogram
- Groenteburgers - 40 stuks
- Tomatensaus - 8 liter
- Kokosmelk - 6 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zonnebloemolie - 1 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 150 gram
- Knoflook - 500 gram
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Yoghurt - 6 kilogram
- Muesli - 3 kilogram
- Notenmix - 2 kilogram
- Rozijnen - 1 kilogram
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Zoute crackers - 8 pakken
- Olijven - 3 kilogram
- Serveerbroodjes - 100 stuks
- Taart - 8 kilogram
- Koekjes - 10 pakken
- Chocolade - 3 kilogram
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponzen - 10 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Handzeep - 6 flessen

Tips

Tel voor elke geplande presentatie een laptopaansluiting, HDMI-kabel en passende HDMI-adapter mee. Leg minstens één extra adapter en kabel klaar; presentaties komen vaak vanaf verschillende laptops.
Zet bij de registratietafel een aparte voorraad naamkaartjes, pennen en programmafolders klaar. Print niet alleen voor de voorinschrijvingen, maar houd extra exemplaren achter de hand voor deelnemers die zich op de dag zelf melden.
Controleer vóór de congresdag hoeveel microfoons tegelijk nodig zijn voor sprekers, dagvoorzitter en vragen uit de zaal. Leg ook microfoonstandaards, luidsprekers en een laserpointer klaar; een projector alleen is niet genoeg.
Stem servies af op het aantal gasten en de cateringmomenten. Voor koffie heb je naast koffiekopjes ook koffielepels nodig, terwijl lunch of diner extra dinerborden, dessertborden, messen, vorken en opscheplepels vraagt.
Plan per technische ruimte minstens één vrije stekkerdoos en verlengsnoer voor de projector, laptop en geluidsapparatuur. Neem powerbanks mee voor organisatoren en vrijwilligers die de hele dag bereikbaar moeten blijven.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een onderzoekscongres?: Voor de basis heb je registratie- en presentatiemateriaal, tafels en stoelen, een projector met scherm, laptops, HDMI-kabels en adapters nodig. Voeg microfoons, luidsprekers, servies, afvalbakken en bewegwijzering toe wanneer het programma presentaties, catering en posters bevat.
Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een congres?: Print voor iedere aangemelde deelnemer, spreker, vrijwilliger en organisator één naamkaartje. Houd daarnaast ongeveer 10 procent extra aan voor late aanmeldingen, typefouten en onverwachte gasten.
Hoeveel audiovisuele apparatuur heb ik nodig voor een onderzoekscongres?: Reken per presentatiezaal op één projector, één projectiescherm en minimaal één laptopaansluiting. Leg per zaal minstens één reserve-HDMI-kabel, één extra adapter en een presentatieklikker klaar; test alles uiterlijk één dag vooraf.
Wanneer moet ik de congresbenodigdheden controleren?: Controleer gehuurde meubels, techniek en servies uiterlijk één week voor het congres. Doe de volledige technische test en controleer printwerk, naamkaartjes en programmafolders opnieuw op de dag vóór de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.