Qué necesitas para organizar un congreso de investigación

Para un congreso de investigación necesitas preparar tanto la recepción como las sesiones, las presentaciones y la zona de pósteres. La lista incluye mobiliario, equipo audiovisual, material de registro y vajilla para el catering. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma las necesidades técnicas de cada ponente al menos una semana antes. Los adaptadores, las alargaderas y las baterías suelen olvidarse hasta el día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 90
Mesa del escenario
Mesa de registrocant. 2
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Puntero lásercant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Banderas de congresocant. 2
Mantelescant. 14
Portatarjetas de nombrecant. 90
Paneles para cartelescant. 12
Pinzas para cartelescant. 48
Carteles de flechascant. 12
Números de mesacant. 14
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 2 kilogramo
- Agua mineral sin gas - 80 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Uvas - 6 kilogramo
- Mandarinas - 5 kilogram
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Panes integrales - 100 unidades
- Miniwraps - 100 unidades
- Queso joven - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogramos
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Lonchas de pechuga de pollo - 2 kilogramos
- Salmón ahumado - 1 kilogramo
- Ensalada de huevo - 2 kilogram
- Pepino - 5 kilogramos
- Tomates - 5 kilogramos
- Pimiento - 3 kilogramo
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 4 kilogramos
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Cebolla roja - 1 kilogramo
- Patatas - 12 kilogram
- Arroz - 6 kilogramos
- Pasta - 5 kilogram
- Garbanzos - 12 latas
- Lentejas - 8 latas
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Tofu - 4 kilogram
- Hamburguesas vegetales - 40 unidades
- Salsa de tomate - 8 litros
- Leche de coco - 6 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Aceite de girasol - 1 litro
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 150 gram
- Ajo - 500 gram
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Yogur - 6 kilogramos
- Muesli - 3 kilogramo
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Pasas - 1 kilogramo
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Crackers salados - 8 paquetes
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Bocadillos de servicio - 100 unidades
- Tarta - 8 kilogram
- Galletas - 10 paquetes
- Chocolate - 3 kilogramo
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 10 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas

Consejos

Prepara una acreditación para cada inscrito y lleva entre un 10 % y un 15 % de tarjetas de nombre adicionales para cambios de última hora o asistentes no previstos.
Comprueba cada presentación en el portátil que se utilizará en la sala entre 24 y 48 horas antes. Lleva al menos un adaptador HDMI de repuesto y un puntero láser con batería.
Para la zona de pósteres, asigna una mesa o soporte claramente identificado a cada trabajo y coloca los carteles de ruta antes de abrir el registro, no durante la llegada de los asistentes.
Calcula una taza y un vaso por persona para cada servicio de café, más un 10 % adicional. Si el catering sirve comida sentada, cuenta también un plato de cena, un plato de postre, tenedor, cuchillo y cuchara por comensal.
Reserva una mesa de registro, folletos del programa y etiquetas con nombres separados por orden alfabético. Coloca las listas de inscripción, los bolígrafos y las indicaciones de aparcamiento en ese mismo punto.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de investigación?: Prepara una silla por asistente inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Si hay ponentes o personal sentado aparte, cuenta esas plazas además de las del público.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual del congreso?: Haz una primera comprobación entre 7 y 10 días antes y una prueba completa en la sala entre 24 y 48 horas antes. Verifica proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables, adaptadores y el portátil de presentaciones.
¿Cuánto material de registro debo preparar?: Imprime una tarjeta de nombre y un folleto del programa por inscrito, más un 10 % adicional. Para un congreso de 100 personas, prepara al menos 110 unidades de cada material.
¿Cuándo debo confirmar las necesidades dietéticas y del catering?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y cierra el recuento con el catering entre 5 y 7 días antes. Guarda una lista actualizada para identificar rápidamente las opciones especiales durante el servicio.

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