Einkaufsliste für einen Forschungskongress

Für einen Forschungskongress brauchst du mehr als Projektor und Stühle. Plane die Ausstattung nach drei Bereichen: Registrierung, Vorträge und Posterpräsentationen. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel, Namensschilder und genügend Gläser für die Pausen. Die Liste auf dieser Seite bündelt Mobiliar, Technik und Geschirr, damit du Bestellungen und Ausleihe rechtzeitig koordinieren kannst.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 90
Podiumstisch
RegistrierungstischAnz. 2
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

KongressbannerAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
NamensschildhalterAnz. 90
Poster-PaneeleAnz. 12
PosterklemmenAnz. 48
WegweiserAnz. 12
TischnummernAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 kilogram
- Stilles Mineralwasser - 80 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Trauben - 6 kilogram
- Mandarinen - 5 Kilogramm
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Vollkornbrötchen - 100 Stück
- Miniwraps - 100 Stück
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Eiersalat - 2 Kilogramm
- Gurke - 5 Kilogramm
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 4 kilogram
- Karotten - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 1 Kilogramm
- Kartoffeln - 12 Kilogramm
- Reis - 6 Kilogramm
- Pasta - 5 Kilogramm
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Linsen - 8 Dosen
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Hähnchenfilet - 8 Kilogramm
- Tofu - 4 Kilogramm
- Gemüseburger - 40 Stück
- Tomatensauce - 8 liter
- Kokosmilch - 6 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Sonnenblumenöl - 1 liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Currypulver - 250 gram
- Italienische Kräuter - 150 Gramm
- Knoblauch - 500 Gramm
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Joghurt - 6 Kilogramm
- Müsli - 3 Kilogramm
- Nussmix - 2 kilogramm
- Rosinen - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Salzcracker - 8 Packungen
- Oliven - 3 Kilogramm
- Servierbrötchen - 100 Stück
- Kuchen - 8 Kilogramm
- Kekse - 10 Packungen
- Schokolade - 3 kilogram
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 10 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Handseife - 6 Flaschen

Tipps

Plane für jeden Präsentationsraum mindestens einen Projektor, eine Leinwand und einen Laptop ein. Prüfe außerdem spätestens 7 Tage vorher, ob die HDMI-Anschlüsse der Referenten mit den vorhandenen Adaptern funktionieren.
Rechne bei Funkmikrofonen mit mindestens einem Ersatzgerät oder einem getesteten Reserve-Mikrofon. Lege Präsentationsklicker und Laserpointer am Vortragstisch bereit, statt sie erst während des Programms zu suchen.
Für die Registrierung brauchst du einen eigenen Tisch und ausreichend Namensschilder. Drucke die Schilder spätestens 2 Tage vor dem Kongress und halte leere Ersatzschilder für kurzfristige Anmeldungen bereit.
Bestelle Geschirr nicht nur für das Mittagessen: Kaffeetassen, Trinkgläser und Dessertteller werden in den Pausen parallel gebraucht. Plane bei einer mehrstündigen Veranstaltung mindestens 10 Prozent Reserve ein, wenn nicht laufend gespült wird.
Prüfe vor dem Aufbau, ob Posterraum und Wegführung mit Tischen, Stehtischen und Abfallbehältern funktionieren. Stelle Kleiderständer und Abfallbehälter vor Einlass auf, weil diese beiden Dinge häufig erst nach den ersten Gästen auffallen.

Häufige Fragen

Was braucht man für einen Forschungskongress?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Vorträge und Poster, außerdem Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher. Ergänze Geschirr für Pausen und Catering sowie Namensschilder, Programmhefte und gedruckte Poster.
Wie viele Stühle brauche ich für einen Forschungskongress?: Plane zunächst einen Sitzplatz pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind das etwa 105 bis 110 Stühle, sofern Referenten und Helfer nicht separat sitzen.
Wie viel Technik braucht ein Forschungskongress?: Pro Präsentationsraum solltest du mindestens einen Projektor, eine Projektionsleinwand, einen Laptop, ein HDMI-Kabel und passende Adapter einplanen. Prüfe die komplette Signalkette spätestens 7 Tage vorher und halte Verlängerungskabel sowie Powerbanks bereit.
Wann sollte ich Namensschilder und Poster bestellen?: Bestelle Poster und Drucksachen mindestens 7 bis 10 Tage vor dem Kongress, damit Korrekturen und Nachdrucke noch möglich sind. Namensschilder kannst du 2 Tage vorher final drucken, wenn die Anmeldeliste dann weitgehend feststeht.

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