Que faut-il prévoir pour un congrès de recherche ?

Pour un congrès de recherche, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut équiper les présentations, organiser l’accueil, installer l’espace des affiches et prévoir la vaisselle pour les pauses et les repas. Cette liste couvre le mobilier, le matériel audiovisuel, les câbles, les impressions et les fournitures à vérifier avant l’arrivée des participants. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, d’intervenants et de sessions parallèles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 90
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières de congrèsqté 2
Nappesqté 14
Porte-nomsqté 90
Panneaux d’affichageqté 12
Pinces à affichesqté 48
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 14
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilogrammes
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Petits pains complets - 100 pièces
- Miniwraps - 100 pièces
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Salade d'œufs - 2 kilogrammes
- Concombre - 5 kilogrammes
- Tomates - 5 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Pommes de terre - 12 kilogrammes
- Riz - 6 kilogrammes
- Pâtes - 5 kilogrammes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Tofu - 4 kilogrammes
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Sauce tomate - 8 litres
- Lait de coco - 6 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Huile de tournesol - 1 litre
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 150 grammes
- Ail - 500 gram
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Yaourt - 6 kilogram
- Muesli - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Olives - 3 kilogrammes
- Petits pains à servir - 100 pièces
- Gâteau - 8 kilogrammes
- Biscuits - 10 paquets
- Chocolat - 3 kilogram
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur portable pour les présentations et un ordinateur de secours, puis testez chaque fichier avec le projecteur et l’écran la veille.
Comptez un microphone sans fil par intervenant qui prend la parole simultanément, plus un exemplaire de secours pour les questions en salle.
Ajoutez 10 % de verres, tasses et couverts par rapport au nombre de participants : cette marge couvre la casse, les oublis et les rotations pendant le repas.
Préparez au moins deux câbles HDMI, deux adaptateurs HDMI et plusieurs rallonges et multiprises : les connectiques manquantes sont souvent découvertes seulement au montage.
Imprimez les programmes et les badges au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Gardez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives et les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès de recherche ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 100 participants, cela représente donc 105 à 110 chaises, sans compter les besoins spécifiques de la scène ou des intervenants.
Combien de verres et de tasses faut-il pour un congrès ?: Comptez au minimum 1,2 verre et 1,2 tasse par participant pour la journée, davantage si plusieurs pauses sont prévues sans lavage intermédiaire. Pour 100 personnes, prévoyez environ 120 verres et 120 tasses.
Quand vérifier le matériel audiovisuel d’un congrès ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant le début : projecteur, écran, ordinateurs, microphones, haut-parleurs, câbles et adaptateurs. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’accueil des participants.
Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par participant et ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour les badges, prévoyez un exemplaire par personne inscrite, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les changements et inscriptions sur place.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.