Wat heb je nodig voor een onderzoeksconferentie?

Voor een onderzoeksconferentie heb je meer nodig dan koffie en een projector. Deelnemers moeten zich snel kunnen registreren, sprekers moeten zonder technische vertraging presenteren en pauzes vragen om servies, dranken en hapjes. Deze boodschappenlijst bundelt de spullen voor ontvangst, zaalopstelling, catering, bewegwijzering en presentaties. Gebruik het aantal aanmeldingen als basis voor stoelen, badges, glazen en catering, en leg techniek en reserveonderdelen uiterlijk de dag ervoor klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Batterijenaantal 12

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 90
Naambadgehoudersaantal 90
Tafelkleedsetsaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 8
Wandpostersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Broodmandenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Serveertangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2
Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 50 zakjes
- Hete chocolademelk - 2 liter
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffiemelk - 2 liter
- Mineraalwater zonder koolzuur - 60 liter
- Mineraalwater met koolzuur - 30 liter
- Cola - 12 liter
- Cola Zero - 12 liter
- Sinas - 6 liter
- Appelsap - 6 liter
- IJsthee - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Komkommers - 8 stuks
- Kerstomaten - 3 kilogram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Rucola - 500 gram
- Paprika's - 12 stuks
- Rode uien - 2 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Broodjes - 180 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Ciabatta - 12 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 1 kilogram
- Eiersalade - 1 kilogram
- Mayonaise - 1 liter
- Mosterd - 500 milliliter
- Pestosaus - 500 gram
- Balsamicoazijn - 500 milliliter
- Olijfolie - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 100 gram
- Kruidenmix - 250 gram
- Kipfilet - 6 kilogram
- Vegetarische burgers - 30 stuks
- Rijst - 5 kilogram
- Pasta - 4 kilogram
- Tomatensaus - 5 liter
- Kokosmelk - 3 liter
- Groentebouillon - 2 liter
- Aardappelen - 8 kilogram
- Sperziebonen - 5 kilogram
- Broccoli - 5 kilogram
- Champignons - 3 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Druiven - 5 kilogram
- Sinaasappels - 50 stuks
- Yoghurt - 6 kilogram
- Muesli - 3 kilogram
- Koekjes - 5 kilogram
- Brownies - 100 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gezouten noten - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Gemengde borrelhapjes - 5 kilogram
- Kruidenkaas - 1 kilogram
- Druivensap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Mineraalwater voor sprekers - 12 flesjes
- Papieren servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Vershoudbakjes - 30 stuks
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 liter
- Allesreiniger - 2 liter
- Glasreiniger - 1 liter
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 4 flessen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Plan per deelnemer één naambadge, één programmafolder en minimaal één waterglas. Print bovendien enkele extra badges voor last-minute deelnemers en vervangende naamkaartjes.
Voor koffie en thee heb je per koffiepauze een aparte voorraad kopjes, roerbenodigdheden en thermoskannen nodig. Zet voor de eerste pauze minstens 30 minuten vóór aanvang de dranken klaar, zodat de registratie niet ophoudt.
Neem naast de laptop en projector ook HDMI-kabels, stekkerdozen, verlengkabels, USB-sticks en reservebatterijen mee. Test elke presentatie met de volledige opstelling vóór de eerste spreker begint.
Zet de registratietafel, badges, deelnemerslijst en bewegwijzerborden minstens 30 minuten vóór ontvangst klaar. Een garderoberek en duidelijke wandposters voorkomen dat bezoekers bij de ingang blijven zoeken.
Stem borden, besteksets, waterglazen en serveerplateaus af op het aantal deelnemers en de gekozen catering. Houd aparte voorzieningen achter de hand voor dieetwensen en zet hapjes niet pas tijdens de pauze klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een onderzoeksconferentie?: Voorzie één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en begeleider. Bestel of zet daarnaast 5 tot 10 procent extra stoelen klaar voor last-minute bezoekers en onverwachte gasten.
Hoeveel badges moet ik printen voor een onderzoeksconferentie?: Print voor iedere aangemelde deelnemer, spreker en organisator één badge. Voeg minimaal 10 extra lege badges toe als de groep kleiner is dan 100 personen; bij grotere groepen is 5 procent extra praktisch.
Wanneer moet ik de presentatietechniek testen?: Test projector, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers, presentatieklikker en kabels uiterlijk één dag vóór de conferentie. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van beeld, geluid en batterijen.
Hoeveel USB-sticks en reservebatterijen heb ik nodig?: Gebruik minimaal twee USB-sticks: één voor de verzamelde presentaties en één als reservekopie. Leg voor elke draadloze microfoon en presentatieklikker een extra set batterijen klaar en bewaar die bij de registratietafel of techniektafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.