Qué necesitas para una conferencia de investigación

Una conferencia de investigación necesita más que un proyector y unas sillas. Esta lista reúne el material para las ponencias, la mesa de registro, el catering y la señalización, incluidos los elementos que suelen faltar a última hora. Calcula las cantidades según el número de participantes y prepara una copia de las presentaciones en USB. También conviene probar toda la técnica antes de que lleguen los asistentes y enfriar las bebidas con antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Mesa de registro
Mesa de oradores
Percherocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 12
Jarras de cafécant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Bateríascant. 12

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 90
Portanombrescant. 90
Juegos de mantelescant. 12
Paneles de señalizacióncant. 8
Carteles de paredcant. 6
Arreglos floralescant. 6

Catering

Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubitos de hielocant. 12
Dispensadores de bebidascant. 3
Cestas de pancant. 8
Cuencoscant. 16
Pinzas de servircant. 8
Sacacorchoscant. 2
Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 50 bolsitas
- Chocolate caliente - 2 liter
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche para café - 2 litros
- Agua mineral sin gas - 60 litros
- Agua mineral con gas - 30 litros
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Sinaas - 6 liter
- Zumo de manzana - 6 litros
- Té helado - 6 litros
- Limones - 12 unidades
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Rúcula - 500 gramos
- Pimientos - 12 unidades
- Cebollas rojas - 2 kilogram
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Bocadillos - 180 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Ciabatta - 12 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 2 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 1 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Salmón ahumado - 1 kilogramo
- Ensalada de huevo - 1 kilogramo
- Mayonesa - 1 litro
- Mostaza - 500 mililitros
- Salsa pesto - 500 gramos
- Vinagre balsámico - 500 mililitros
- Aceite de oliva - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 100 gramos
- Mezcla de especias - 250 gram
- Pechuga de pollo - 6 kilogram
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Arroz - 5 kilogramo
- Pasta - 4 kilogramos
- Salsa de tomate - 5 liter
- Leche de coco - 3 liter
- Caldo de verduras - 2 liter
- Patatas - 8 kilogramo
- Judías verdes - 5 kilogram
- Brócoli - 5 kilogramos
- Champiñones - 3 kilogramos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Uvas - 5 kilogramos
- Naranjas - 50 unidades
- Yogur - 6 kilogramos
- Muesli - 3 kilogramo
- Galletas - 5 kilogramos
- Brownies - 100 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Aperitivos variados para la bebida - 5 kilogram
- Queso crema con hierbas - 1 kilogramo
- Zumo de uva - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Agua mineral para los ponentes - 12 botellas
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Filtros de café - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Recipientes herméticos - 30 unidades
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Detergente lavavajillas - 2 litros
- Limpiador multiusos - 2 litros
- Limpiador de cristales - 1 litro
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Prepara las acreditaciones, los portanombres y los folletos del programa al menos 1 día antes. Deja la lista de participantes en la mesa de registro para localizar rápidamente las inscripciones.
Guarda todas las presentaciones en al menos 2 memorias USB y lleva también el portátil. Comprueba los archivos en la sala unas horas antes y prueba cada cable HDMI, micrófono y altavoz.
Calcula 1 vaso y 1 taza por participante como mínimo, además de platos, cubiertos y bandejas para servir. Si el catering se sirve en varias tandas, añade vajilla de reserva para evitar quedarte sin material limpio.
Coloca 1 mesa de registro junto a la entrada y prepara los paneles de señalización antes de abrir las puertas. La mesa de oradores debe quedar lista con agua y el material de presentación antes de la primera ponencia.
Revisa las regletas, los cables alargadores y las baterías el día anterior, no justo antes de empezar. Lleva cables y baterías de repuesto, porque un fallo pequeño puede detener una presentación completa.

Preguntas frecuentes

¿Qué material técnico necesito para una conferencia de investigación?: Como mínimo, prepara 1 proyector, 1 pantalla, 1 portátil, cables HDMI, un clic de presentación, micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, regletas y cables alargadores. Guarda las presentaciones en 2 memorias USB y prueba todo el equipo el mismo día, con varias horas de margen.
¿Cuánta vajilla necesito por participante?: Calcula 1 taza de café, 1 vaso de agua, 1 plato y 1 juego de cubiertos por persona. Añade entre un 10 % y un 15 % de reserva si no puedes lavar o reponer la vajilla durante la conferencia.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los folletos?: Imprime las credenciales y los folletos del programa al menos 1 día antes. Comprueba la lista de participantes el mismo día por la mañana y deja entre 30 y 60 minutos para montar la mesa de registro.
¿Cuándo debo enfriar las bebidas y confirmar el catering?: Confirma la entrega del catering al menos 24 horas antes y enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la apertura. Reserva tiempo adicional si el catering incluye preferencias dietéticas recogidas durante la inscripción.

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