Einkaufsliste für eine Forschungskonferenz

Für eine Forschungskonferenz brauchst du neben Präsentationstechnik vor allem eine klare Ausstattung für Registrierung, Catering und Pausen. Plane Stühle und Tische für alle angemeldeten Personen, plus Platz für Referierende und den Registrierungstisch. Bei Getränken, Geschirr und Namensschildhaltern entscheidet die Teilnehmerzahl über die Menge. Prüfe Kabel, Batterien, USB-Sticks und Präsentationen spätestens am Vortag, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 12
Registrierungstisch
Rednertisch
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
BatterienAnz. 12

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 90
NamensschildhalterAnz. 90
TischdeckensetsAnz. 12
WegweiserAnz. 8
WandposterAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6

Catering

ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelAnz. 12
GetränkespenderAnz. 3
BrotkörbeAnz. 8
SchälchenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 50 Beutel
- Heiße Schokolade - 2 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeemilch - 2 Liter
- Mineralwasser ohne Kohlensäure - 60 Liter
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 30 Liter
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 6 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Eistee - 6 liter
- Zitronen - 12 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Gemischter Salat - 3 Kilogramm
- Rucola - 500 Gramm
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Ciabatta - 12 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Eiersalat - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 1 liter
- Senf - 500 milliliter
- Pestosauce - 500 Gramm
- Balsamicoessig - 500 Milliliter
- Olivenöl - 1 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 100 Gramm
- Gewürzmischung - 250 Gramm
- Hähnchenbrustfilet - 6 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 30 Stück
- Reis - 5 Kilogramm
- Pasta - 4 Kilogramm
- Tomatensauce - 5 Liter
- Kokosmilch - 3 Liter
- Gemüsebrühe - 2 Liter
- Kartoffeln - 8 Kilogramm
- Grüne Bohnen - 5 Kilogramm
- Brokkoli - 5 Kilogramm
- Champignons - 3 Kilogramm
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Trauben - 5 Kilogramm
- Orangen - 50 Stück
- Joghurt - 6 Kilogramm
- Müsli - 3 Kilogramm
- Kekse - 5 Kilogramm
- Brownies - 100 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzige Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Gemischte Snacks - 5 Kilogramm
- Kräuterfrischkäse - 1 kilogramm
- Traubensaft - 6 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Mineralwasser für Sprecher - 12 Flaschen
- Papierservietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Frischhaltedosen - 30 Stück
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Liter
- Allzweckreiniger - 2 Liter
- Glasreiniger - 1 Liter
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas, einen Teller und ein Besteckset ein. Für Referierende und das Catering solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereithalten.
Rechne für die Kaffeepause mit mindestens einer Kaffeetasse pro Person und stelle bei größeren Gruppen mehrere Kaffeekannen oder Thermoskannen bereit. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn gekühlt werden.
Stelle pro Präsentationsplatz einen Laptop, einen Präsentationsklicker und ein passendes HDMI-Kabel bereit. Speichere alle Vorträge zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks und teste die Technik am Vortag.
Kaufe Namensschildhalter für alle Teilnehmenden, Referierenden und das Organisationsteam, plus etwa 10 Prozent Reserve. Lege die Namensschilder alphabetisch am Registrierungstisch aus.
Plane Wegweiser vom Eingang bis zum Konferenzraum und mindestens einen gut sichtbaren Hinweis am Registrierungstisch ein. Tischdecken, Blumenarrangements und Wandposter sollten spätestens am Morgen der Konferenz bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für eine Forschungskonferenz?: Plane einen Stuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Teilnehmenden solltest du daher etwa 84 bis 88 Stühle bereitstellen.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Forschungskonferenz?: Rechne pro Person mit einem Wasserglas, einer Kaffeetasse, einem Teller und einem Besteckset. Bei 50 Personen sind jeweils mindestens 50 Stück sinnvoll, für Ausfälle und Nachschub etwa 55.
Wie viele Namensschildhalter muss ich kaufen?: Besorge einen Namensschildhalter für jede angemeldete Person, jede referierende Person und jedes Teammitglied. Ergänze 10 Prozent Reserve, damit kurzfristige Anmeldungen abgedeckt sind.
Wann muss ich die Technik für die Forschungskonferenz prüfen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und prüfe Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker. Am Veranstaltungstag reicht anschließend ein kurzer Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor Beginn.

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