Que faut-il acheter pour une conférence de recherche ?

Une conférence de recherche demande plus qu’un projecteur et quelques bouteilles d’eau. Il faut prévoir l’accueil des participants, le café entre les sessions, le matériel de présentation et une signalétique lisible. Cette liste couvre les achats et le matériel à apporter pour installer les tables, les chaises, l’inscription et les espaces de pause. Adapte les quantités au nombre d’inscrits, puis ajoute une petite marge pour les imprévus et les présentations de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Pilesqté 12

Décoration

Porte-nomsqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Sets de nappesqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Affiches muralesqté 6
Compositions floralesqté 6

Catering

Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Blocs de glaceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Corbeilles à painqté 8
Petits bolsqté 16
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Chocolat chaud - 2 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour le café - 2 liter
- Eau minérale sans gaz - 60 liter
- Eau minérale gazeuse - 30 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 6 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Thé glacé - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Roquette - 500 grammes
- Poivrons - 12 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Sandwiches - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Ciabatta - 12 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 1 litre
- Moutarde - 500 millilitre
- Sauce pesto - 500 grammes
- Vinaigre balsamique - 500 milliliter
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Ail en poudre - 100 gram
- Mélange d’épices - 250 grammes
- Filet de poulet - 6 kilogrammes
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Riz - 5 kilogrammes
- Pâtes - 4 kilogrammes
- Sauce tomate - 5 litres
- Lait de coco - 3 litres
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Pommes de terre - 8 kilogrammes
- Haricots verts - 5 kilogram
- Brocoli - 5 kilogrammes
- Champignons - 3 kilogram
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Oranges - 50 pièces
- Yaourt - 6 kilogram
- Muesli - 3 kilogrammes
- Biscuits - 5 kilogrammes
- Brownies - 100 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Assortiment d'amuse-bouches - 5 kilogrammes
- Fromage aux herbes - 1 kilogramme
- Jus de raisin - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Eau minérale pour les intervenants - 12 bouteilles
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 litres
- Nettoyant multi-usage - 2 litres
- Nettoyant pour vitres - 1 litre
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Prévois environ 2 à 3 verres d’eau par participant sur la demi-journée, puis ajoute une réserve pour les intervenants et l’équipe d’organisation. Les pichets, thermos et gobelets doivent être disponibles dès l’ouverture, pas seulement au début de la pause.
Pour le café, compte au moins 1 tasse par personne et par pause. Prépare les thermos et les pichets avant l’arrivée du public afin d’éviter une file d’attente à la table d’inscription.
Prévois un porte-nom pour chaque participant confirmé, avec environ 5 à 10 % de supports supplémentaires. Les personnes inscrites tardivement et les badges réimprimés sont les oublis les plus fréquents.
Teste le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones et le cliqueur au moins 60 minutes avant la première présentation. Emporte plusieurs câbles HDMI, rallonges, multiprises et piles de rechange.
Mets toutes les présentations sur au moins 2 clés USB et conserve aussi une copie sur l’ordinateur utilisé sur place. Vérifie les fichiers avec le projecteur avant l’ouverture, surtout si plusieurs intervenants présentent dans la même session.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses faut-il prévoir pour une conférence ?: Compte un verre à eau par participant, avec 20 % de marge, et au moins une tasse à café par personne et par pause. Pour une conférence d’une journée avec deux pauses, prévois donc deux services de tasses par participant si elles ne sont pas lavées entre-temps.
Quelle quantité de boissons acheter pour une conférence de recherche ?: Prévois environ 1 à 1,5 litre de boissons non alcoolisées par personne pour une journée, dont une grande part d’eau. Ajoute une réserve de 10 % pour les intervenants, les bénévoles et les participants qui restent après les sessions.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Il faut au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, un cliqueur et des multiprises avec rallonges. Pour les questions en salle, ajoute des microphones sans fil, des pieds de micro et des haut-parleurs, puis teste tout au moins 60 minutes avant le début.
Quand préparer les badges et les programmes de la conférence ?: Imprime les badges et les programmes 2 à 3 jours avant l’événement, après une dernière vérification de la liste des participants. Garde ensuite 5 à 10 % de badges vierges ou de supports supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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