Onderwijsmarkt organiseren: checklist en planning

Een onderwijsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen scholen en onderwijsaanbieders uitnodigen. Je moet deelnemers registreren, standhouders en workshops logisch indelen en bezoekers op de dag zelf snel naar de juiste plek leiden. Plan ook de techniek, catering en parkeerinformatie ruim vooraf; vooral materialen voor stands en presentaties worden vaak te laat bevestigd. Gebruik deze checklist als vaste volgorde voor de voorbereiding, afstemming en laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende scholen benaderen
2 personen
Onderwijsaanbieders benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Standhouders indelen
2 personen
Workshops inplannen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Techniek inventariseren
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Plattegrond maken
Parkeerinformatie voorbereiden
Infoborden ontwerpen
Bewegwijzering ontwerpen
Promotie op sociale media plaatsen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Registratielijsten afdrukken
Werkbladen voor workshops kopiëren
2 personen
Materialen standhouders bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Workshopruimtes inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing standhouders geven
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Standhouders begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Informatiemateriaal aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Dankberichten versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Registratiebalie
Folderrekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 3
Tabletsaantal 6
Beeldschermenaantal 6
Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 12
Batterijenaantal 24
USB-sticksaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Plantendecoratieaantal 12
Fotowand
Tafeldecoratieaantal 24

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 150
Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 150
Workshopformulierenaantal 200
Evaluatiekaartenaantal 150
Notitieblokkenaantal 100
Pennenaantal 150
Stiftenaantal 60
Plakbriefjesaantal 40
Clipboardsaantal 12
A4-printpapieraantal 5
Plakbandaantal 12
Schaaraantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Kleefgumaantal 12
Permanente markersaantal 24

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 12
Bureaulampenaantal 8

Schoonmaak

Allesreinigeraantal 4
Glasreinigeraantal 2
Afwasmiddelaantal 3
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepaantal 8
Handgelaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 24
Afvalzakkenaantal 80
Keukenpapieraantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum en locatie vast voordat je scholen en onderwijsaanbieders benadert. Controleer meteen zaalcapaciteit, beschikbare tafels en stoelen, stroompunten, parkeermogelijkheden en de ruimte voor workshops.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en verwerk aanmeldingen minstens wekelijks. Verzamel dieetwensen en werk de deelnemerslijst doorlopend bij, zodat catering en registratie op dezelfde gegevens zijn gebaseerd.
Maak het programma pas definitief nadat standhouders en workshopbegeleiders hun tijden hebben bevestigd. Plan per workshop een eigen ruimte, controleer of een beamer, projectiescherm, microfoon of speakers nodig zijn en leg werkbladen vooraf klaar.
Werk de plattegrond, infoborden en bewegwijzering samen uit. Bezoekers moeten vanaf de ingang de registratiebalie, stands, workshopruimtes en toiletten kunnen vinden zonder eerst iemand te hoeven vragen.
Doe de laatste technische en praktische controle uiterlijk één dag vooraf. Test laptop, beeldschermen, beamer, microfoons en verlengkabels; leg daarnaast naamkaartjes, registratielijsten, USB-sticks, batterijen en oplaadkabels per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een onderwijsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemende scholen en onderwijsaanbieders. Stuur uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de markt en maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wanneer moet ik catering voor een onderwijsmarkt bestellen?: Bestel catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal deelnemers redelijk stabiel is. Sluit dieetwensen 7 tot 10 dagen voor de onderwijsmarkt af en geef de definitieve aantallen daarna door.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een onderwijsmarkt?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het plaatsen van inklaptafels, registratiebalie, folderrekken, bewegwijzering en techniek. Plan vóór de opening nog 30 minuten voor een test van presentaties, microfoons en registratie.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een onderwijsmarkt?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals de avond voor het evenement. Pas parkeerinformatie, bewegwijzering en eventuele buitenonderdelen aan als regen of harde wind wordt verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.