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Bildungsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Bildungsmesse wirkt erst dann professionell, wenn Schulen, Bildungsanbieter, Workshops und Besucherinformationen rechtzeitig zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre danach die Teilnahme der Aussteller und öffne das Anmeldeformular. In den letzten Wochen brauchst du vor allem einen belastbaren Programmplan, eine aktuelle Teilnehmerliste und getestete Technik. Diese Checkliste führt dich von der ersten Anfrage bis zur Beschilderung und dem Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Schulen kontaktieren

    2 Personen

  • Bildungsanbieter kontaktieren

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Aussteller einteilen

    2 Personen

  • Workshops planen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik inventarisieren

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Parkinformationen vorbereiten

  • Infotafeln gestalten

  • Beschilderung entwerfen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldelisten ausdrucken

  • Arbeitsblätter für Workshops kopieren

    2 Personen

  • Materialien für Standbetreiber bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    6 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Workshopräume einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Standaussteller briefen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber betreuen

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    4 Personen

  • Informationsmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Standmaterial sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappTischeAnz. 24
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 8
  • Registrierungstheke
  • ProspektständerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

  • LaptopAnz. 3
  • TabletsAnz. 6
  • BildschirmeAnz. 6
  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadekabelAnz. 12
  • BatterienAnz. 24
  • USB-SticksAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • PflanzendekorationAnz. 12
  • Fotowand
  • TischdekorationAnz. 24

Papierwaren

  • NamensschilderAnz. 150
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • PläneAnz. 150
  • Workshop-FormulareAnz. 200
  • BewertungskartenAnz. 150
  • NotizblöckeAnz. 100
  • StifteAnz. 150
  • StifteAnz. 60
  • KlebezettelAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 12
  • A4-DruckpapierAnz. 5
  • KlebebandAnz. 12
  • SchereAnz. 8
  • TackerAnz. 4
  • KlammernAnz. 8
  • KlebestiftAnz. 12
  • PermanentmarkerAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 8

Reinigung

  • AllzweckreinigerAnz. 4
  • GlasreinigerAnz. 2
  • SpülmittelAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 12
  • PutzlappenAnz. 24
  • WischmoppAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandseifeAnz. 8
  • HanddesinfektionsgelAnz. 8
  • PapierhandtücherAnz. 12
  • ToilettenpapierAnz. 24
  • MüllsäckeAnz. 80
  • KüchenpapierAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Frist für Schulen und Bildungsanbieter mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe fest. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen, Aussteller einzuteilen und Materialien für die Stände zu bestätigen.
  • Schließe das Programm spätestens 10 bis 14 Tage vorher ab. Plane Workshops mit festen Zeiten, Räumen und benötigten Arbeitsblättern; kurzfristige Änderungen führen sonst schnell zu doppelten Belegungen.
  • Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Laptop, Bildschirme, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone und tragbare Lautsprecher mindestens 3 Tage vorher und lege Verlängerungskabel, Ladekabel, Batterien und Kabelbinder gesammelt bereit.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vortag und drucke zusätzlich eine Anmeldeliste für die Registrierung. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe, damit das Catering sie berücksichtigen kann.
  • Bereite Lageplan, Parkinformationen und Beschilderung spätestens 2 Tage vor dem Aufbau vor. Registrierungstheke, Prospektständer, Kleiderständer, Abfallbehälter und Absperrpfosten sollten dabei einem konkreten Bereich zugeordnet sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Bildungsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Datum und Ort sollten zuerst feststehen, damit du Schulen, Bildungsanbieter, Catering und Technik mit verbindlichen Angaben anfragen kannst.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Bildungsmesse geöffnet werden?
Öffne das Formular etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe und setze eine klare Anmeldefrist. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach regelmäßig und schließe die Erfassung spätestens am Vortag.
Wie viele Tage vorher muss das Catering bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher, besonders wenn Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen. Die endgültige Teilnehmerzahl solltest du spätestens 2 bis 3 Tage vor der Messe bestätigen.
Wann sollte man die Technik für eine Bildungsmesse testen?
Führe den vollständigen Techniktest mindestens 3 Tage vorher durch. Prüfe Bildschirme, Beamer, Mikrofone, Lautsprecher und alle Anschlüsse; Ersatzbatterien und Ladekabel gehören in eine separat markierte Kiste.

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