Checklist para organizar una feria educativa sin olvidos
Una feria educativa necesita más coordinación que una simple jornada de puertas abiertas: participan escuelas, proveedores, expositores y asistentes con intereses distintos. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y trabaja después por bloques: inscripciones, programa, distribución del espacio, comunicación y operación del día. Reserva tiempo para confirmar materiales, preferencias dietéticas y necesidades técnicas. Esta checklist reúne 72 tareas y 78 elementos para avanzar en el orden adecuado y llegar con la información lista en recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a las escuelas participantes
2 personas
Contactar con proveedores de educación
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Programar talleres
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Inventariar la técnica
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Hacer el plano
Preparar la información de aparcamiento
Diseñar los carteles informativos
Diseñar la señalización
Publicar promoción en redes sociales
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir listas de registro
Copiar las hojas de trabajo para talleres
2 personas
Confirmar los materiales de los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Atender a los expositores
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Reponer el material informativo
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
5 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar los datos de registro
Enviar mensajes de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 24
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Mostrador de registro
- Expositores para folletoscant. 12
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Papeleracant. 10
Equipo
- Portátilcant. 3
- Tabletscant. 6
- Pantallascant. 6
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cables de cargacant. 12
- Bateríascant. 24
- Memorias USBcant. 4
- Bridascant. 100
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 20
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
Decoración
- Mantelescant. 24
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Decoración con plantascant. 12
- Photowall
- Decoración de mesacant. 24
Artículos de papel
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 150
- Formularios del tallercant. 200
- Tarjetas de evaluacióncant. 150
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 150
- Rotuladorescant. 60
- Notas adhesivascant. 40
- Portapapelescant. 12
- Papel de impresión A4cant. 5
- Cinta adhesivacant. 12
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Masilla adhesivacant. 12
- Rotuladores permanentescant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 8
Limpieza
- Limpiador multiusoscant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Lavavajillascant. 3
- Esponjascant. 12
- Paños de limpiezacant. 24
- Fregonacant. 4
- Cuboscant. 4
- Jabón de manoscant. 8
- Gel desinfectante para manoscant. 8
- Toallas de papelcant. 12
- Papel higiénicocant. 24
- Bolsas de basuracant. 80
- Papel de cocinacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con escuelas y proveedores. Después, abre el formulario de inscripción y actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana para detectar cambios a tiempo.
- Asigna los puestos de los expositores cuando tengas confirmaciones suficientes y dibuja el plano antes de preparar la señalización. Así puedes calcular dónde colocar mesas plegables, sillas, expositores para folletos y postes separadores.
- Programa los talleres antes de definir el programa final. Deja por escrito la duración, el aula o zona asignada y el material necesario; prepara las hojas de trabajo y confirma con cada expositor lo que llevará.
- Revisa la técnica con una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: portátil, tablets, pantallas, proyector, altavoces, micrófonos, cables y baterías. Lleva cables alargadores, regletas, bridas y memorias USB de reserva para evitar depender de una sola conexión.
- Cierra el catering después de recoger las preferencias dietéticas y confirma el número final de asistentes con tiempo. Para el montaje, prepara también tazas, vasos, platos, cubiertos, cuencos, cucharones de servir y termos; son elementos fáciles de olvidar hasta que empieza la pausa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varias escuelas y proveedores. Dedica las primeras 2 semanas a fijar fecha y lugar, contactar participantes y preparar las invitaciones; deja al menos 7 días para cerrar inscripciones y catering.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria educativa?
- Ábrelas en cuanto estén confirmados la fecha, el lugar y los datos básicos del programa, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Revisa la lista una vez por semana y congela el número para el catering entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo se prepara el plano de una feria educativa?
- Prepara un primer plano cuando estén confirmados los expositores y sus necesidades, normalmente 3 o 4 semanas antes. Haz una revisión final 5 días antes, después de confirmar talleres, mobiliario, accesos, aparcamiento y señalización.
- ¿Cuándo hay que comprobar la técnica y el pronóstico del tiempo?
- Haz un inventario técnico 7 días antes y prueba los equipos entre 24 y 48 horas antes de abrir. Comprueba también el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana anterior si hay actividades o accesos exteriores.
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