Checklist pour organiser un Salon de l’éducation

Un Salon de l’éducation demande de coordonner les écoles, les organismes de formation, les exposants et les visiteurs. Commencez par fixer la date et le lieu, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires. Dans les dernières semaines, finalisez les ateliers, le programme, le plan des espaces et le matériel technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les écoles participantes
2 personnes
Contacter les prestataires de formation
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les exposants
2 personnes
Planifier les ateliers
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Recenser le matériel technique
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Créer le plan
Préparer les informations de stationnement
Concevoir des panneaux d’information
Concevoir la signalétique
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Photocopier les feuilles de travail pour les ateliers
2 personnes
Confirmer le matériel des exposants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Encadrer les exposants
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Ravitaillement en matériel d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer des messages de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Comptoir d'inscription
Présentoirs à dépliantsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 6
Écransqté 6
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 12
Pilesqté 24
Clés USBqté 4
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Décoration végétaleqté 12
Mur photo
Décoration de tableqté 24

Papeterie

Badges nominatifsqté 150
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 150
Formulaires d’atelierqté 200
Cartes d’évaluationqté 150
Blocs-notesqté 100
Stylosqté 150
Marqueursqté 60
Post-itqté 40
Presse-papiersqté 12
Papier d'impression A4qté 5
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Pâte adhésiveqté 12
Marqueurs permanentsqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8

Nettoyage

Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Liquide vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Savon pour les mainsqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 8
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 24
Sacs poubelleqté 80
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les écoles et les prestataires : sans ces deux informations, les invitations et les réservations restent incomplètes.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme provisoire existe. Relancez les inscrits 7 jours avant l’événement pour confirmer leur présence et leurs besoins alimentaires.
Demandez à chaque exposant son matériel au moins 10 jours avant l’ouverture. Vérifiez notamment les écrans, câbles, multiprises, rallonges et supports nécessaires à son stand.
Finalisez le plan, le stationnement et la signalétique au plus tard 3 jours avant le salon. Prévoyez un affichage visible dès l’entrée, puis aux points de bifurcation vers les ateliers et les stands.
Imprimez les badges, les listes d’inscription et les feuilles d’atelier la veille. Gardez aussi une version numérique du programme sur un ordinateur portable ou une clé USB, au cas où une impression manquerait.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un Salon de l’éducation ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et une première version du programme sont définis, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin d’ajuster les badges, les listes et le catering.
Combien de temps à l’avance contacter les écoles participantes ?: Contactez-les au moins 8 semaines avant l’événement, surtout si plusieurs établissements doivent organiser leur venue. Demandez une confirmation 3 semaines avant, puis une dernière mise à jour des participants 7 jours avant.
Quand commander le catering pour un Salon de l’éducation ?: Passez la commande environ 10 à 14 jours avant le salon, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez les quantités 3 à 5 jours avant, en prévoyant une petite marge par rapport au nombre d’inscrits.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Recensez le matériel technique et confirmez les besoins des exposants au moins 10 jours avant. Installez ou contrôlez les panneaux, badges, tables, chaises, écrans, microphones et câbles la veille, puis vérifiez les prévisions météo 24 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.