Checklist voor het organiseren van een onderwijsbeurs

Een onderwijsbeurs vraagt om meer dan een zaal en een rij informatiestands. Je regelt tegelijk de deelnemers, bezoekersregistratie, presentaties, techniek, catering en routing door het gebouw. Begin met de zaal en de deelnemende scholen, en werk daarna toe naar een definitieve standindeling en deelnemerslijst. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, zodat standhouders weten waar ze staan en bezoekers snel de juiste informatie vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Deelnemende scholen benaderen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersregistratie openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Presentaties inplannen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Plattegrond ontwerpen
Techniek inventariseren
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Parkeerinformatie publiceren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Infopakketten samenstellen
3 personen
Presentaties controleren
2 personen
Leveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Route naar zaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Infopakketten klaarzetten
2 personen

Event

Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
3 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Standhouders begeleiden
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Beamer aansluiten
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Infopakketten klaarleggen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Infopakketten uitdelen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon bedienen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Route vrijhouden
Eindsignaal aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Presentatiemateriaal veiligstellen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels afbreken
4 personen
Stoelen terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Onkosten verzamelen
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 30
Stoelenaantal 180
Registratiebalieaantal 2
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Openersaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 35
Standbordjesaantal 35
Wegwijspijlenaantal 20
Programmapostersaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Prikbordenaantal 30
Presentatiepanelenaantal 30
Kleefgumaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Permanentmarkersaantal 24
Balpennenaantal 100
Clipboardsaantal 20
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bureaulampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Controleer daarna of elke deelnemer een tafel, stoelen en eventuele krukken nodig heeft en verwerk dit in de plattegrond.
Plan presentaties in blokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten en controleer per presentatie vooraf de laptop, beamer, het projectiescherm en de benodigde aansluitingen.
Open de bezoekersregistratie minimaal drie weken voor de beurs. Verwerk aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf voor de catering.
Maak naast de plattegrond ook parkeerinformatie en bewegwijzering naar de registratiebalie. Test de route naar de zaal op de dag ervoor, inclusief toegang, liften en eventuele afzettingen.
Druk de definitieve deelnemerslijst, contactlijst en naamkaartjes pas af nadat de laatste standhouders zijn bevestigd. Houd extra naamkaartjes en een actuele lijst bij de registratiebalie voor wijzigingen op de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een onderwijsbeurs organiseren?: Start bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met het reserveren van de zaal en het benaderen van scholen en standhouders. Open de bezoekersregistratie ongeveer 3 weken voor de beurs en rond programma, standindeling en techniek uiterlijk 1 week vooraf af.
Wanneer moet de bezoekersregistratie voor een onderwijsbeurs open?: Open de registratie minimaal 3 weken voor de beurs, zodat je bezoekersaantallen kunt volgen en catering kunt plannen. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit of controleer de lijst enkele dagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een onderwijsbeurs?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor informatietafels, registratiebalie, bewegwijzering en techniek. Reserveer extra tijd als presentaties, luidsprekers, draadloze microfoons of meerdere projectieschermen getest moeten worden.
Wanneer moet je de techniek voor een onderwijsbeurs controleren?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een inventaris van laptops, beamers, microfoons, kabels en stekkerdozen. Test alle presentaties en aansluitingen opnieuw op de dag vóór de beurs en leg reservekabels en opgeladen powerbanks klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.