Checklist para organizar una feria educativa sin dejar cabos sueltos

Una feria educativa reúne escuelas, expositores, visitantes y varias presentaciones en un mismo espacio. Para que el día funcione, hay que coordinar inscripciones, puestos, horarios, equipos y orientación de los asistentes con bastante antelación. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero aseguras la sala y los participantes, después cierras el programa y el plano, y al final compruebas materiales, entregas y voluntarios. También contempla detalles que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, los cables y la ruta de llegada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Contactar a las escuelas participantes
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir registro de visitantes
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Programar presentaciones
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Diseñar el plano
Inventariar la técnica
Reunir material de presentación
2 personas
Diseñar la señalización
Publicar información de estacionamiento
Crear la lista final de participantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los paquetes informativos
3 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Confirmar entregas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Comprobar la ruta hacia la sala
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar paquetes informativos
2 personas

Evento

Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Repartir materiales del stand
3 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Atender a los expositores
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar los paquetes informativos
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Repartir paquetes informativos
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Manejar el micrófono
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libre la ruta
Anunciar la señal final
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Asegurar el material de presentación
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Desmontar las mesas
4 personas
Volver a colocar las sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recopilar gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
Gestionar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 30
Sillascant. 180
Mostrador de registrocant. 2
Taburetescant. 12
Mantelescant. 30
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Bridascant. 100

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Abrebotellascant. 4

Decoración

Portanombrescant. 35
Carteles de standcant. 35
Flechas de señalizacióncant. 20
Pósteres del programacant. 10
Paneles informativoscant. 8
Tableros de corchocant. 30
Paneles de presentacióncant. 30
Masilla adhesivacant. 12
Cinta de pintorcant. 12
Rotuladores permanentescant. 24
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 20
Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de escritoriocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubo de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala y confirma a las escuelas y expositores antes de publicar el formulario de inscripción. Así conocerás el número real de puestos y evitarás rehacer el plano más adelante.
Cierra el programa y el plano de puestos al menos 7 días antes. Incluye horarios de presentación, ubicación de cada mesa y una ruta clara desde el registro hasta las distintas zonas.
Haz una prueba técnica completa 1 o 2 días antes: revisa portátiles, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas. Lleva también memorias USB, baterías externas y bridas para resolver fallos rápidos.
Prepara los materiales de bienvenida con la lista final de participantes, tarjetas de nombre y paquetes informativos como mínimo 24 horas antes. Imprime además la lista de contactos para que el equipo no dependa de un teléfono con poca batería.
Asigna voluntarios por franjas horarias y confirma las entregas el día anterior. En el área de café calcula tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras, termos, hielo y neveras portátiles según el número confirmado de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, contactar a las escuelas y atraer expositores. Deja cerrados el programa, el plano y la lista final de participantes durante la última semana.
¿Cuándo debo abrir la inscripción de visitantes?: Publícala cuando la sala, las escuelas participantes y los expositores estén confirmados, normalmente 4 o 5 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones 3 días antes para ajustar puestos, acreditaciones y voluntarios.
¿Cuándo se prepara el plano de puestos de una feria educativa?: Haz un primer plano cuando conozcas el número de expositores y fija la versión definitiva 7 días antes. Comprueba después que caben las mesas, sillas, soportes, pasillos y la zona de presentaciones.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria educativa?: Confirma las entregas, revisa las presentaciones y prueba toda la técnica el día anterior. También comprueba las tarjetas de nombre, los paquetes informativos, la señalización, la ruta hacia la sala y los turnos de voluntarios.

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