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Checkliste für die Organisation einer Bildungsmesse

Eine Bildungsmesse braucht mehrere Monate Vorlauf, weil Schulen, Standbetreiber und Besucher zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingebunden werden. Reserviere zuerst den Saal und kläre Technik, Standflächen sowie Parkmöglichkeiten. Danach folgen Anmeldeformular, Einladungen und die Registrierung der Besucher. In der letzten Woche zählen genaue Teilnehmerlisten, Namensschilder, Infopakete und ein überprüfter Lageplan. Die vollständige Checkliste mit 75 Aufgaben und 56 benötigten Gegenständen hält die Reihenfolge übersichtlich fest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Teilnehmende Schulen kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherregistrierung öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentationen einplanen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Lageplan entwerfen

  • Technik inventarisieren

  • Präsentationsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Infopakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Weg zum Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Infopakete bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Standbetreiber betreuen

    3 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Beamer anschließen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Informationspakete bereitlegen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Infopakete verteilen

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofon bedienen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Route freihalten

  • Zielsignal ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Präsentationsmaterial sichern

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Standmaterial sammeln

    3 Personen

  • Tische abbauen

    4 Personen

  • Stühle wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Ausgaben sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • InformationstischeAnz. 30
  • StühleAnz. 180
  • RegistrierungsthekeAnz. 2
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 30
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 4
  • LadestationenAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 180
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 35
  • StandbeschilderungAnz. 35
  • Wegweiser-PfeileAnz. 20
  • Programmatische PosterAnz. 10
  • InfotafelnAnz. 8
  • PinnwändeAnz. 30
  • PräsentationspaneeleAnz. 30
  • KlebestiftAnz. 12
  • AbdeckbandAnz. 12
  • PermanentmarkerAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 20
  • BadgehalterAnz. 180
  • LanyardsAnz. 180

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • SchreibtischlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Prüfe anschließend, ob jeder Stand ausreichend Platz, Strom und eine klare Position im Lageplan erhält.
  • Schließe die Anmeldung der Standbetreiber spätestens 7 bis 10 Tage vor der Messe ab. Bestätige danach die Teilnahme und erfasse Ernährungswünsche für die Verpflegung.
  • Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Mischpult mindestens einen Tag vorher. Lege außerdem Verlängerungskabel, USB-Sticks und Powerbanks an einem festen Technikpunkt bereit.
  • Drucke die endgültige Teilnehmerliste, Kontaktliste und Namensschilder 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Ergänze Infopakete und Beschilderung erst, wenn Programm und Standnummern endgültig feststehen.
  • Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und gib ihnen Funkgeräte oder eine gedruckte Kontaktliste. Kontrolliere am Veranstaltungstag vor dem Einlass den Weg zum Saal, die Registrierungstheke und die Besucherführung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Bildungsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit der Saalreservierung und der Kontaktaufnahme zu Schulen und Standbetreibern. So bleiben mindestens 6 bis 8 Wochen für Anmeldungen, Programm und Standplanung.
Wann sollte die Anmeldung für eine Bildungsmesse öffnen?
Öffne das Anmeldeformular etwa 8 bis 10 Wochen vor der Messe. Setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du danach Lageplan, Programm und Teilnehmerliste erstellen kannst.
Wie viele Helfer braucht eine Bildungsmesse?
Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 bis 2 Personen für Technik und Ablauf sowie je nach Größe weitere Helfer für Besucherführung und Betreuung ein. Für Schichten von 2 bis 3 Stunden solltest du zusätzlich Ersatz einteilen.
Wann prüft man die Technik für eine Bildungsmesse?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Lautsprecher, Mikrofone, Beamer und Präsentationen. Lege Ersatzkabel und geladene Powerbanks spätestens 2 Stunden vor dem Einlass bereit.

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