Organiser un salon de l’enseignement sans rien oublier

Un salon de l’enseignement demande de coordonner les écoles, les exposants, les visiteurs et les présentations dans un même calendrier. Commence par réserver la salle, puis ouvre les inscriptions et confirme progressivement les participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins techniques, préparer les badges et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir pour que l’accueil et les échanges se déroulent sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Contacter les écoles participantes
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Planifier les présentations
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Concevoir le plan
Recenser le matériel technique
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Concevoir la signalétique
Publier les informations de stationnement
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Vérifier le trajet vers la salle
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les kits d'information
2 personnes

Événement

Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Distribuer les supports de stand
3 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Encadrer les exposants
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les kits d’information
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Gérer le micro
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager le parcours
Annoncer le signal de fin
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Mettre en sécurité le matériel de présentation
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Démonter les tables
4 personnes
Remettre les chaises en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les frais
Envoyer un message de remerciement
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 30
Chaisesqté 180
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabouretsqté 12
Nappesqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ouvre-bouteillesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 35
Panneaux de standqté 35
Flèches directionnellesqté 20
Affiches du programmeqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux d’affichageqté 30
Panneaux de présentationqté 30
Pâte adhésiveqté 12
Ruban de masquageqté 12
Marqueurs permanentsqté 24
Stylos à billeqté 100
Presse-papiersqté 20
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de bureauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant de contacter les écoles : tu auras besoin de connaître la capacité, les horaires d’accès et les possibilités d’installation des tables d’information.
Ouvre l’inscription des visiteurs dès que le programme est assez avancé. Prévois une date de clôture au moins 7 jours avant le salon pour établir la liste définitive et les badges nominatifs.
Demande les besoins alimentaires et techniques des exposants au moment de leur inscription, puis relance les réponses manquantes 10 à 14 jours avant l’événement.
Vérifie les présentations et le matériel technique au plus tard la veille : ordinateurs portables, vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble.
Prépare l’accueil avec le comptoir d’inscription, les badges, la signalétique et la liste de contacts. Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et donne-leur des talkies-walkies si la salle est étendue.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’enseignement ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation de la salle et le contact des écoles viennent en premier, car le programme et le plan des stands dépendent du nombre de participants.
Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvre-les dès que les premières écoles et présentations sont confirmées, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Ferme-les environ 7 jours avant pour traiter les inscriptions et imprimer les badges.
Combien de temps prévoir pour installer un salon de l’enseignement ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, chaises, signalétique et équipements techniques. Ajoute 30 à 45 minutes de test pour les présentations, le son et la projection avant l’arrivée du public.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’enseignement ?: Vérifie la liste définitive des participants, les badges, les dossiers d’information, les livraisons et le trajet vers la salle. Contrôle aussi chaque câble, multiprise, microphone et présentation afin de corriger les problèmes avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.