Checklist voor een onderwaterrugbywedstrijd organiseren

Een onderwaterrugbywedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een zwembad en twee teams. Leg eerst het wedstrijdformat, de wedstrijdleiding en de reservering van het zwembad vast. Daarna regel je deelnemers, publieksinformatie, vrijwilligers en de controle van materiaal zoals doelen, ballen, badmutsen en hesjes. In de laatste week draait alles om een definitief schema, teambevestigingen, wedstrijdformulieren, bewegwijzering en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Zwembad reserveren
Wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
Deelnemende teams uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Wedstrijdinformatie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teamgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact afstemmen
Parkeerinformatie versturen
Toegangsregels versturen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teambevestigingen versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal inspecteren
3 personen
Badmutsen en hesjes sorteren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Bewegwijzering printen
Prijsmateriaal controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Zwembadlocatie controleren
2 personen
Publieksruimte afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Wedstrijdveld afbakenen
4 personen
Onderwaterdoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdbal controleren
2 personen
Geluidsset en microfoon testen
2 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Badges en teammappen klaarleggen
2 personen
Wedstrijdbriefing voorbereiden
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Scheidsrechtersbriefing houden
3 personen
Teams ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Teamkleedkamers aanwijzen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsuitleg geven
Eerste wedstrijd begeleiden
5 personen
Wedstrijdstanden registreren
2 personen
Wisseltijden aankondigen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Zwembadveiligheid controleren
2 personen
Sportmateriaal wisselen
3 personen
Tussenstanden publiceren
Finalewedstrijd begeleiden
5 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Teams uitzwaaien
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Wedstrijdballen reinigen
2 personen
Onderwaterdoelen verwijderen
4 personen
Wedstrijdveld afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen drogen en inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen aan teams mailen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Onderwaterrugbyballenaantal 4
Onderwaterdoelenaantal 2
Veldlijnenaantal 4
Veldankersaantal 8
Teamhesjes blauwaantal 15
Teamhesjes witaantal 15
Badmutsen blauwaantal 15
Badmutsen witaantal 15
Reservebadmutsenaantal 10
Waterpolocapsaantal 35
Duikmaskersaantal 35
Snorkelsaantal 35
Zwemvinnenaantal 35
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Kegelsaantal 12
Opbergbakkenaantal 8

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 4
Laptop
Printer
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12

Registratie

Registratietafelkledenaantal 2
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Wedstrijdmappenaantal 12
Wedstrijdformulierenaantal 60
Pijlbordenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 8
Podiumachtergrond
Prijzendisplay

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 12
Antislipmattenaantal 10
Afzetlintaantal 6

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad vroeg en bevestig meteen hoeveel tijd je nodig hebt voor opbouw, wedstrijd en afbouw. Controleer ook welke toegangsregels, kleedkamers en parkeerinformatie je aan teams en publiek moet doorgeven.
Leg wedstrijdleiding en scheidsrechters vast voordat je het schema publiceert. Plan per wedstrijd voldoende tijd voor wissels, eventuele uitloop en het verzamelen van teamgegevens.
Controleer sportmateriaal niet pas op de wedstrijddag. Test de onderwaterdoelen, veldlijnen, veldankers, scoreborden en stopwatches en sorteer blauwe en witte badmutsen en hesjes vooraf.
Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersindeling met taken rond ontvangst, wedstrijdformulieren, omroep, materiaal en EHBO. Verzamel dieetwensen en stem het EHBO-contact af voordat de uitnodigingen definitief worden.
Print wedstrijdformulieren en bewegwijzering vooraf en controleer laptop, omroepinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen. Koel de dranken pas na de laatste boodschappencontrole, zodat je niets mist of te vroeg klaarzet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een onderwaterrugbywedstrijd organiseren?: Leg het zwembad, de wedstrijdleiding en de scheidsrechters bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en verstuur de wedstrijdinformatie zodra format en speeldatum definitief zijn.
Wanneer moet het wedstrijdschema van een onderwaterrugbywedstrijd klaar zijn?: Maak een conceptschema zodra de aanmeldingen sluiten en controleer eerst alle teamgegevens. Verstuur het definitieve schema en de teambevestigingen uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een onderwaterrugbywedstrijd?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 aanspreekpunt voor EHBO, 2 mensen voor ontvangst en administratie en extra hulp voor materiaal en omroep. Stem het exacte aantal af op het aantal teams en de lengte van het programma.
Wanneer controleer je het materiaal voor een onderwaterrugbywedstrijd?: Doe een volledige inspectie 3 tot 5 dagen vooraf en sorteer badmutsen, hesjes en reservebadmutsen per team. Controleer op de wedstrijddag alleen nog de opstelling, werking en aanwezigheid van het materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.