Zo organiseer je een ondernemingsraadvergadering
Begin met de datum, ruimte en deelnemerslijst voordat je de inhoud uitwerkt. Daarna stel je agenda en vergaderstukken op, verzamel je dieetwensen en verspreid je de documenten digitaal. Plan vervolgens de catering en controleer laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en stroompunten. Op de dag zelf richt je de tafels in, leg je stukken klaar en test je de presentatie voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Vergaderdatum bevestigen
- 2
Vergaderruimte reserveren
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Agenda en stukken opstellen
2 personen
- 7
Stukken digitaal verspreiden
- 8
Vergaderstukken afdrukken
- 9
Catering bestellen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Techniek controleren
- 12
Deelnemerslijst klaarleggen
- 13
Ruimte ventileren
- 14
Tafels opstellen
2 personen
- 15
Stoelen plaatsen
2 personen
- 16
Vergaderstukken klaarleggen
2 personen
- 17
Presentatie klaarzetten
- 18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
- 20
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 21
Ontvangst voorbereiden
2 personen
Event
- 22
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 23
Aanwezigheid registreren
- 24
Vergadering begeleiden
2 personen
- 25
Koffie en thee serveren
- 26
Dranken bijvullen
- 27
Notulen en besluiten vastleggen
- 28
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 29
Diner serveren
3 personen
- 30
Koffie en thee bijvullen
- 31
Vragen en actiepunten verzamelen
- 32
Besluiten bevestigen
2 personen
Nazorg
- 33
Vergaderruimte leegmaken
2 personen
- 34
Servies afwassen
2 personen
- 35
Afval verzamelen
2 personen
- 36
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 37
Apparatuur uitschakelen
- 38
Meubilair terugplaatsen
2 personen
- 39
Geleende spullen retourneren
- 40
Notulen uitwerken
- 41
Notulen ter goedkeuring sturen
- 42
Actiepunten toewijzen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Vergadertafelsaantal 3
- Stoelenaantal 20
- Buffettafel
- Kapstok
Servies
- Koffiekopjesaantal 24
- Waterglazenaantal 24
- Wijnglazenaantal 24
- Bordenaantal 24
- Dessertbordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Opscheplepelsaantal 6
- Schaaltjesaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Tangenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Microfoon
- Wandklok
Vergadermateriaal
- Flip-overbord
- Flip-overpapier
- Markeerstiftenaantal 6
- Balpennenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 24
- Naamkaartjesaantal 24
- Documentmappenaantal 24
Decoratie
- Tafellopersaantal 3
- Bloemstukkenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodiging zodra de vergaderdatum en ruimte vaststaan. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je catering niet pas op de laatste werkdag hoeft aan te passen.
- Maak de agenda en stukken uiterlijk enkele werkdagen vooraf af. Verspreid de digitale versie op tijd en druk alleen het aantal exemplaren af dat je volgens de deelnemerslijst nodig hebt, plus enkele reservekopieën.
- Test de techniek vóór de ontvangst: sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en stekkerdozen aan. Controleer ook of verlengsnoeren lang genoeg zijn en of de presentatie zonder internet werkt.
- Richt de ruimte eerst praktisch in: plaats vergadertafels en stoelen, houd een duidelijke looproute naar buffettafel en kapstok en ventileer de zaal. Leg deelnemerslijst, vergaderstukken en schrijfmateriaal per zitplaats klaar.
- Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken klaar voordat je mensen registreert. Gebruik thermoskannen en waterkokers voor de vergaderruimte en plan iemand die tijdens de vergadering koffie en thee kan bijvullen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een ondernemingsraadvergadering organiseren?
- Leg de datum en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging zodra die twee zaken bevestigd zijn en deel agenda en stukken enkele werkdagen voor de vergadering.
- Wat moet er in een ondernemingsraadvergadering klaarstaan?
- Zorg per deelnemer voor een stoel, vergaderstukken en toegang tot de presentatie. Test daarnaast laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en stroomvoorziening minimaal 30 minuten voor aanvang.
- Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een ondernemingsraadvergadering?
- Reken voor een vergadering van 2 tot 3 uur op ongeveer 3 koppen koffie of thee per persoon, plus water. Zet de eerste ronde vóór de start klaar en houd een extra thermoskan achter de hand.
- Wanneer bestel je catering voor een ondernemingsraadvergadering?
- Bestel de catering zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn, bij voorkeur minimaal 5 werkdagen vooraf. Controleer de definitieve aantallen 1 tot 2 werkdagen voor de vergadering.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!