Cómo organizar una reunión del comité de empresa sin improvisar
Empieza por cerrar la fecha, reservar la sala y enviar la convocatoria con tiempo suficiente para recibir confirmaciones y preferencias dietéticas. Después prepara el orden del día, distribuye los documentos en formato digital y deja una copia impresa para la reunión. La víspera, comprueba la presentación, el proyector, el sonido y la disposición de las mesas. El mismo día, registra la asistencia y ten listos el café, el té, las bebidas y los aperitivos antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha de la reunión
- 2
Reservar la sala de reuniones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Preparar el orden del día y los documentos
2 personas
- 7
Distribuir los documentos digitalmente
- 8
Imprimir documentos de la reunión
- 9
Pedir el catering
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Comprobar la técnica
- 12
Dejar lista la lista de participantes
- 13
Ventilar el espacio
- 14
Montar mesas
2 personas
- 15
Colocar las sillas
2 personas
- 16
Preparar los documentos de la reunión
2 personas
- 17
Preparar la presentación
- 18
Preparar café y té
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
- 20
Preparar los aperitivos
2 personas
- 21
Preparar la recepción
2 personas
Evento
- 22
Recepción de participantes
2 personas
- 23
Registrar la asistencia
- 24
Guiar la reunión
2 personas
- 25
Servir café y té
- 26
Rellenar las bebidas
- 27
Registrar las actas y las decisiones
- 28
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 29
Servir la cena
3 personas
- 30
Reponer café y té
- 31
Recopilar preguntas y acciones pendientes
- 32
Confirmar las decisiones
2 personas
Seguimiento
- 33
Despejar la sala de reuniones
2 personas
- 34
Lavar la vajilla
2 personas
- 35
Recoger la basura
2 personas
- 36
Limpiar el espacio
2 personas
- 37
Apagar el equipo
- 38
Volver a colocar el mobiliario
2 personas
- 39
Devolver los objetos prestados
- 40
Redactar las actas
- 41
Enviar las actas para aprobación
- 42
Asignar acciones pendientes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 3
- Sillascant. 20
- Mesa del bufé
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasos para aguacant. 24
- Copas de vinocant. 24
- Platoscant. 24
- Platos de postrecant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Cucharonescant. 6
- Cuencoscant. 8
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzascant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono
- Reloj de pared
Material de reunión
- Atril de hojas
- Papel para rotafolio
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Bolígrafoscant. 24
- Bloc de notascant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Carpetas para documentoscant. 24
Decoración
- Manteles runnerscant. 3
- Arreglos floralescant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Paños de limpiezacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía la convocatoria al menos 7 días antes e incluye la hora de inicio, la sala, el orden del día y la fecha límite para inscribirse. Así todavía tendrás margen para ajustar las sillas y el catering.
- Cierra las preferencias dietéticas 3 o 4 días antes de pedir el catering. No dependas solo de los documentos digitales: prepara también copias impresas y deja una por participante más 2 de reserva.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y micrófono. Comprueba también que la presentación se abre sin conexión a internet.
- Prepara la sala entre 60 y 90 minutos antes. Ventila el espacio, coloca mesas y sillas, deja visible la lista de participantes y separa la zona del café y los aperitivos de la mesa de trabajo.
- Enfría las bebidas y prepara café y té antes de la recepción. Ten las tazas, vasos, platos, cubiertos, pinzas y bandejas en el mismo punto para no interrumpir la reunión buscando material.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que convocar una reunión del comité de empresa?
- Envía la convocatoria al menos 7 días antes, junto con el orden del día y los documentos disponibles. Fija una fecha límite de inscripción 3 o 4 días antes para poder organizar el catering y la sala.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una reunión del comité de empresa?
- Pídelo entre 3 y 4 días antes, cuando ya conozcas el número aproximado de asistentes y sus preferencias dietéticas. Confirma el pedido el día anterior para evitar cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del comienzo para ventilar, montar las mesas, colocar las sillas y preparar la recepción. La comprobación de la técnica conviene hacerla el día anterior y repetirla al llegar.
- ¿Qué documentos hay que preparar para la reunión?
- Prepara el orden del día, la presentación y los documentos de trabajo, y distribúyelos digitalmente antes de la reunión. Lleva además una copia impresa por participante y 2 copias adicionales por si alguien se incorpora sin confirmación.
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