Organiser une réunion du comité d’entreprise, étape par étape

Une réunion du comité d’entreprise se prépare dans un ordre précis : fixer la date, réserver une salle adaptée, inviter les participants, puis finaliser les documents et la logistique. Commencez par l’ordre du jour et les besoins alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute. La veille, vérifiez la présentation, le vidéoprojecteur, les câbles et la disposition de la salle. Le jour même, prévoyez un accueil simple, un pointage des présents et du café déjà prêt.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de la réunion
2
Réserver une salle de réunion
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Préparer l’ordre du jour et les documents
2 personnes
7
Diffuser les documents numériquement
8
Imprimer les documents de réunion
9
Commander le catering
10
Faire les courses
2 personnes
11
Vérifier la technique
12
Préparer la liste des participants
13
Aérer la salle
14
Installer les tables
2 personnes
15
Installer les chaises
2 personnes
16
Préparer les documents de réunion
2 personnes
17
Préparer la présentation
18
Préparer le café et le thé
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
20
Préparer les en-cas
2 personnes
21
Préparer l’accueil
2 personnes

Événement

22
Accueillir les participants
2 personnes
23
Enregistrer la présence
24
Animer la réunion
2 personnes
25
Servir le café et le thé
26
Réapprovisionner les boissons
27
Rédiger le procès-verbal et consigner les décisions
28
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
29
Servir le dîner
3 personnes
30
Réapprovisionner le café et le thé
31
Recueillir les questions et les points d’action
32
Confirmer les décisions
2 personnes

Suivi

33
Vider la salle de réunion
2 personnes
34
Faire la vaisselle
2 personnes
35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Nettoyer l’espace
2 personnes
37
Éteindre l’équipement
38
Remettre le mobilier en place
2 personnes
39
Rendre les articles empruntés
40
Rédiger le procès-verbal
41
Envoyer le compte rendu pour approbation
42
Attribuer les actions à mener

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 3
Chaisesqté 20
Table de buffet
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à eauqté 24
Verres à vinqté 24
Assiettesqté 24
Assiettes à dessertqté 24
Couvertsqté 24
Louchesqté 6
Petits bolsqté 8

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone
Horloge murale

Matériel de réunion

Panneau de paperboard
Papier pour chevalet
Marqueursqté 6
Stylos à billeqté 24
Blocs-notesqté 24
Badges nominatifsqté 24
Classeurs de documentsqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 3
Compositions floralesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 3 semaines à l’avance, surtout si plusieurs représentants doivent confirmer leur présence. Vérifiez que la salle permet d’installer les tables, les chaises et un écran de projection sans gêner les échanges.
Envoyez les invitations avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant la réunion. Utilisez les réponses pour établir la liste des participants et recueillir les allergies, régimes particuliers ou besoins alimentaires.
Préparez l’ordre du jour et les documents au moins 5 jours avant la réunion, puis diffusez-les numériquement. Gardez quelques exemplaires imprimés pour les participants qui ne les auront pas consultés à l’avance.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Une vérification de 20 minutes suffit souvent à repérer un adaptateur manquant ou une prise inaccessible.
Installez la salle 45 à 60 minutes avant l’accueil : aérez, disposez les tables et les chaises, préparez le paperboard, refroidissez les boissons et mettez le café et le thé en service. Prévoyez le pointage à l’entrée avant de commencer l’animation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion du CSE ?: Prévoyez environ 3 semaines pour confirmer la date, réserver la salle et envoyer les invitations. Gardez les 5 derniers jours pour les documents, le catering et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations pour une réunion du comité d’entreprise ?: Envoyez-les au moins 10 jours avant la réunion, avec une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les quantités de repas, de boissons et de documents imprimés.
Que faut-il vérifier la veille d’une réunion du CSE ?: Consacrez 20 minutes à tester l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges. Vérifiez aussi la liste des participants, l’ordre du jour et les besoins alimentaires recueillis.
À quelle heure préparer la salle avant une réunion du CSE ?: Arrivez 45 à 60 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet d’aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer les documents et mettre le café, le thé et les boissons à disposition.

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