Eine Betriebsratssitzung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Betriebsratssitzung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die gemeinsame Zeit für die eigentlichen Themen reicht. Beginne mit Termin und Raum, kläre danach Einladungen, Anmeldungen und Tagesordnung. Spätestens einige Tage vorher müssen Unterlagen, Technik und Verpflegung feststehen. Am Sitzungstag zählen ein vorbereiteter Raum, funktionierende Präsentationstechnik und ein klarer Empfang. Die folgenden Hinweise zeigen die Reihenfolge und die Punkte, die in der Praxis häufig zu spät erledigt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Besprechungstermin bestätigen
- 2
Besprechungsraum reservieren
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Tagesordnung und Unterlagen erstellen
2 Personen
- 7
Unterlagen digital verteilen
- 8
Besprechungsunterlagen ausdrucken
- 9
Catering bestellen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Technik prüfen
- 12
Teilnehmerliste bereitlegen
- 13
Raum lüften
- 14
Tische aufstellen
2 Personen
- 15
Stühle aufstellen
2 Personen
- 16
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
- 17
Präsentation vorbereiten
- 18
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
- 20
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 21
Empfang vorbereiten
2 Personen
Event
- 22
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 23
Anwesenheit erfassen
- 24
Besprechung betreuen
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee servieren
- 26
Getränke nachfüllen
- 27
Protokolle und Beschlüsse festhalten
- 28
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 29
Abendessen servieren
3 Personen
- 30
Kaffee und Tee nachfüllen
- 31
Fragen und Aktionspunkte sammeln
- 32
Beschlüsse bestätigen
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Besprechungsraum leeren
2 Personen
- 34
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 35
Abfall sammeln
2 Personen
- 36
Raum reinigen
2 Personen
- 37
Geräte ausschalten
- 38
Möbel wieder aufstellen
2 Personen
- 39
Geliehene Sachen zurückgeben
- 40
Protokoll ausarbeiten
- 41
Protokoll zur Genehmigung senden
- 42
Aktionspunkte zuweisen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 3
- StühleAnz. 20
- Buffet-Tisch
- Garderobenständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- WassergläserAnz. 24
- WeingläserAnz. 24
- TellerAnz. 24
- DesserttellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- ServierlöffelAnz. 6
- SchälchenAnz. 8
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ZangenAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Mikrofon
- Wanduhr
Tagungsmaterial
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- MarkerAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 24
- NamensschilderAnz. 24
- DokumentenmappenAnz. 24
Dekoration
- TischläuferAnz. 3
- BlumenarrangementsAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- PutzlappenAnz. 8
- SpülbürstenAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Besprechungstermin zuerst und reserviere den Raum direkt danach. Plane für Aufbau, Lüften und Technikprüfung mindestens 60 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein.
- Verschicke die Einladungen nicht erst zusammen mit der Tagesordnung. Frage Ernährungswünsche bei der Anmeldung ab und bestelle das Catering spätestens drei bis fünf Werktage vor der Sitzung.
- Stelle Tagesordnung und Unterlagen spätestens zwei Werktage vorher digital bereit. Drucke zusätzlich die benötigten Besprechungsunterlagen aus, damit niemand wegen eines fehlenden Zugriffs warten muss.
- Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Eine Präsentation sollte einmal vollständig getestet werden, nicht nur der Startbildschirm.
- Bereite Kaffee, Tee, kalte Getränke und Snacks vor dem Eintreffen der Teilnehmenden vor. Lege Teilnehmerliste, Unterlagen und Schreibmaterial am Empfang bereit und erfasse die Anwesenheit direkt beim Eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Betriebsratssitzung planen?
- Beginne idealerweise zwei bis drei Wochen vorher mit Termin und Raum. Spätestens fünf Werktage vor der Sitzung sollten Einladungen, Anmeldungen und die Verpflegung geklärt sein.
- Wann müssen die Unterlagen für eine Betriebsratssitzung verschickt werden?
- Verteile Tagesordnung und Unterlagen spätestens zwei Werktage vor dem Termin digital. Für umfangreiche Unterlagen sind drei bis fünf Werktage sinnvoll, damit Rückfragen noch beantwortet werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Betriebsratssitzung?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Unterlagen, Getränke und Technik ein. Bei Beamer, Mikrofon oder einer größeren Raumumstellung sind 90 Minuten sicherer.
- Was muss am Sitzungstag vor Beginn geprüft werden?
- Prüfe etwa 30 Minuten vor Beginn Raumtemperatur, Sitzordnung, Teilnehmerliste, Präsentation und alle Kabelverbindungen. Kaffee, Tee, Wasser und Snacks sollten zu diesem Zeitpunkt bereits bereitstehen.
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