Checklist voor een ondernemingsraadvergadering organiseren
Een ondernemingsraadvergadering vraagt vooral om goede voorbereiding van stukken, techniek en besluitvorming. Leg de vergaderdatum en ruimte vroeg vast, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden en dieetwensen door te geven. Verspreid agenda en vergaderstukken vooraf digitaal en druk alleen de benodigde exemplaren af. Controleer op de dag zelf de presentatie, HDMI-kabel, beamer, microfoon en opstelling voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergaderdatum bevestigen
Vergaderruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Agenda en stukken opstellen
2 personen
Stukken digitaal verspreiden
Vergaderstukken afdrukken
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek controleren
Deelnemerslijst klaarleggen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Vergaderstukken klaarleggen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangst voorbereiden
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Vergadering begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Notulen en besluiten vastleggen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
Vragen en actiepunten verzamelen
Besluiten bevestigen
2 personen
Nazorg
Vergaderruimte leegmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Meubilair terugplaatsen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Notulen uitwerken
Notulen ter goedkeuring sturen
Actiepunten toewijzen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Vergadertafelsaantal 3
- Stoelenaantal 20
- Buffettafel
- Kapstok
Servies
- Koffiekopjesaantal 24
- Waterglazenaantal 24
- Wijnglazenaantal 24
- Bordenaantal 24
- Dessertbordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Opscheplepelsaantal 6
- Schaaltjesaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Tangenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Microfoon
- Wandklok
Vergadermateriaal
- Flip-overbord
- Flip-overpapier
- Markeerstiftenaantal 6
- Balpennenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 24
- Naamkaartjesaantal 24
- Documentmappenaantal 24
Decoratie
- Tafellopersaantal 3
- Bloemstukkenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de uitnodiging en aanmelding minimaal 2 weken vooraf. Vraag daarbij direct dieetwensen uit, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
- Stuur agenda en vergaderstukken uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering digitaal rond. Leg op de vergadertafel per deelnemer één geprinte set klaar als papier nodig is.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en microfoon minstens 60 minuten voor aanvang. Controleer ook of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn voor de gekozen tafelopstelling.
- Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken 15 tot 30 minuten voor ontvangst klaar. Gebruik thermoskannen en waterglazen op een aparte buffettafel, zodat deelnemers niet langs de vergadertafel hoeven te lopen.
- Maak vóór binnenkomst een deelnemerslijst met ruimte voor aanwezigheid en opmerkingen. Richt de tafels en stoelen zo op dat iedereen het projectiescherm kan zien en leg flip-overpapier en stiften binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een ondernemingsraadvergadering plannen?
- Leg de datum en vergaderruimte bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging minimaal 2 weken voor de vergadering, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
- Wanneer moeten de vergaderstukken voor de ondernemingsraad worden verstuurd?
- Stuur agenda en stukken uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering digitaal rond. Druk eventuele papieren sets de dag ervoor af en leg ze vóór de ontvangst klaar.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een ondernemingsraadvergadering klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw en techniekcontrole. Zet koffie, thee, dranken en hapjes 15 tot 30 minuten vóór de ontvangst klaar.
- Wat moet ik controleren bij de techniek van een OR-vergadering?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en microfoon vóór deelnemers binnenkomen. Neem minstens één verlengsnoer en stekkerdoos mee als stopcontacten niet direct bij de vergadertafel zitten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!