Checklist para organizar la reunión del comité de empresa
Organizar una reunión del comité de empresa requiere más que reservar una sala y enviar una convocatoria. Hay que cerrar la fecha, preparar el orden del día, distribuir la documentación y comprobar que la parte técnica funciona antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde la inscripción y el catering hasta la recepción y el café. Úsala para avanzar por orden y evitar preparativos de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha de la reunión
Reservar la sala de reuniones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el orden del día y los documentos
2 personas
Distribuir los documentos digitalmente
Imprimir documentos de la reunión
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Comprobar la técnica
Dejar lista la lista de participantes
Ventilar el espacio
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Preparar los documentos de la reunión
2 personas
Preparar la presentación
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar la recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Guiar la reunión
2 personas
Servir café y té
Rellenar las bebidas
Registrar las actas y las decisiones
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer café y té
Recopilar preguntas y acciones pendientes
Confirmar las decisiones
2 personas
Seguimiento
Despejar la sala de reuniones
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar el equipo
Volver a colocar el mobiliario
2 personas
Devolver los objetos prestados
Redactar las actas
Enviar las actas para aprobación
Asignar acciones pendientes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 3
- Sillascant. 20
- Mesa del bufé
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasos para aguacant. 24
- Copas de vinocant. 24
- Platoscant. 24
- Platos de postrecant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Cucharonescant. 6
- Cuencoscant. 8
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzascant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono
- Reloj de pared
Material de reunión
- Atril de hojas
- Papel para rotafolio
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Bolígrafoscant. 24
- Bloc de notascant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Carpetas para documentoscant. 24
Decoración
- Manteles runnerscant. 3
- Arreglos floralescant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Paños de limpiezacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la sala con suficiente antelación para que las personas puedan confirmar su asistencia. Recoge también las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
- Envía el orden del día y los documentos digitales varios días antes de la reunión. Lleva además copias impresas para quienes las necesiten y prepara una presentación en el portátil.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir la sala: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y micrófono. Comprueba también que la presentación se vea y se escuche desde el fondo.
- Prepara la sala con las mesas y sillas antes de la llegada del grupo, dejando un espacio claro para la recepción. Ventila el lugar y coloca un perchero si se espera que los asistentes lleven abrigos.
- Calcula las bebidas y el servicio con antelación: prepara café y té, enfría el agua y las demás bebidas, y coloca tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y pinzas antes de servir los aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que convocar una reunión del comité de empresa?
- Envía la convocatoria y el orden del día varios días antes, según las normas internas o legales que se apliquen. Como margen práctico, deja al menos 5 días para confirmar la asistencia, recoger preferencias dietéticas y distribuir los documentos.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una reunión del comité de empresa?
- Pídelo cuando tengas una estimación fiable de asistentes y sus restricciones alimentarias, preferiblemente entre 3 y 5 días antes. Reserva algo de margen para ajustar cantidades y confirmar la hora de entrega.
- ¿Qué material técnico hace falta para una reunión del comité de empresa?
- Prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y, si se va a hablar ante un grupo grande, un micrófono. Haz la comprobación completa al menos 1 hora antes de recibir a los participantes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Empieza entre 60 y 90 minutos antes: ventila, monta las mesas, coloca las sillas, prepara los documentos y revisa la técnica. Deja lista la recepción y las bebidas antes de que llegue la primera persona.
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