Checklist pour organiser une réunion du comité d’entreprise
Une réunion du comité d’entreprise se prépare en plusieurs étapes, et les oublis apparaissent souvent juste avant l’arrivée des participants. Confirmez d’abord la date et la salle, puis gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les documents. La veille, vérifiez la technique, installez la salle et préparez l’accueil. Cette checklist regroupe les 42 tâches et le matériel nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date de la réunion
Réserver une salle de réunion
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer l’ordre du jour et les documents
2 personnes
Diffuser les documents numériquement
Imprimer les documents de réunion
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la technique
Préparer la liste des participants
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer les documents de réunion
2 personnes
Préparer la présentation
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer l’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Animer la réunion
2 personnes
Servir le café et le thé
Réapprovisionner les boissons
Rédiger le procès-verbal et consigner les décisions
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Recueillir les questions et les points d’action
Confirmer les décisions
2 personnes
Suivi
Vider la salle de réunion
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre l’équipement
Remettre le mobilier en place
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Rédiger le procès-verbal
Envoyer le compte rendu pour approbation
Attribuer les actions à mener
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de réunionqté 3
- Chaisesqté 20
- Table de buffet
- Porte-manteau
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verres à eauqté 24
- Verres à vinqté 24
- Assiettesqté 24
- Assiettes à dessertqté 24
- Couvertsqté 24
- Louchesqté 6
- Petits bolsqté 8
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pincesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Microphone
- Horloge murale
Matériel de réunion
- Panneau de paperboard
- Papier pour chevalet
- Marqueursqté 6
- Stylos à billeqté 24
- Blocs-notesqté 24
- Badges nominatifsqté 24
- Classeurs de documentsqté 24
Décoration
- Chemins de tableqté 3
- Compositions floralesqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Brosses à vaisselleqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 10 à 15 jours avant la réunion et fixez une date limite d’inscription. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Préparez l’ordre du jour et les documents plusieurs jours à l’avance, puis diffusez-les numériquement. Gardez aussi des exemplaires imprimés pour les participants qui en ont besoin.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le microphone la veille. Prévoyez des rallonges et des multiprises : les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
- Pour le café et le thé, installez les tasses, les thermos, les bouilloires et les boissons avant l’accueil. Placez les verres à eau et les en-cas sur une table séparée pour éviter les files devant les documents.
- Comptez les chaises et les places avant l’ouverture de la salle, puis préparez la liste des participants à l’accueil. Ajoutez quelques places libres plutôt que de devoir déplacer les tables pendant la réunion.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion du comité d’entreprise ?
- Envoyez-les idéalement 10 à 15 jours avant la date prévue. Indiquez une date limite d’inscription située 3 à 5 jours avant la réunion afin de finaliser les chaises, les documents et le catering.
- Quand préparer les documents de la réunion ?
- Finalisez l’ordre du jour et les documents au moins 3 jours avant la réunion. Diffusez la version numérique dès qu’elle est prête et imprimez les exemplaires nécessaires la veille.
- Combien de temps avant vérifier le matériel technique ?
- Faites un premier contrôle la veille, puis un test rapide 30 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et le microphone.
- Quand installer la salle pour une réunion du comité d’entreprise ?
- Prévoyez l’installation 60 à 90 minutes avant le début de la réunion. Ce délai permet d’aérer la salle, de placer les tables et les chaises, d’installer la présentation et de préparer le café, le thé et l’accueil.
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