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Betriebsratssitzung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Betriebsratssitzung braucht mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Raum und eine Tagesordnung. Kläre zuerst Termin, Teilnehmende und Unterlagen, danach Raum, Technik und Verpflegung. Am Sitzungstag müssen Anwesenheit, Präsentation, Getränke und Sitzordnung ohne Verzögerung funktionieren. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Versäumnisse wie fehlende Kabel, ungeklärte Ernährungswünsche oder zu spät gedruckte Unterlagen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Besprechungstermin bestätigen

  • Besprechungsraum reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tagesordnung und Unterlagen erstellen

    2 Personen

  • Unterlagen digital verteilen

  • Besprechungsunterlagen ausdrucken

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik prüfen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Unterlagen bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfang vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Besprechung betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Getränke nachfüllen

  • Protokolle und Beschlüsse festhalten

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Fragen und Aktionspunkte sammeln

  • Beschlüsse bestätigen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Besprechungsraum leeren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Möbel wieder aufstellen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Protokoll ausarbeiten

  • Protokoll zur Genehmigung senden

  • Aktionspunkte zuweisen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischeAnz. 3
  • StühleAnz. 20
  • Buffet-Tisch
  • Garderobenständer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • WassergläserAnz. 24
  • WeingläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • DesserttellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchälchenAnz. 8

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Mikrofon
  • Wanduhr

Tagungsmaterial

  • Flipchart
  • Flipchart-Papier
  • MarkerAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 24
  • NotizblöckeAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 24
  • DokumentenmappenAnz. 24

Dekoration

  • TischläuferAnz. 3
  • BlumenarrangementsAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 8
  • SpülbürstenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Raum mindestens 7 Tage vorher. Verschicke die Einladungen mit Tagesordnung und Unterlagen so früh, dass Teilnehmende ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Sitzung. Bestelle das Catering erst danach, damit Mengen und Auswahl nicht auf Schätzungen beruhen.
  • Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Teste die Präsentation mit genau dem Gerät, das später verwendet wird.
  • Bereite Raum und Unterlagen mindestens 60 Minuten vor Beginn vor. Stelle Tische und Stühle auf, lüfte den Raum und lege Teilnehmerliste, Ausdrucke, Flipchart-Papier sowie Stifte bereit.
  • Plane Getränke und Pausen für die gesamte Sitzungsdauer. Stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor Beginn bereit und halte Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Servierbesteck griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Betriebsratssitzung vorbereiten?
Beginne mindestens 7 Tage vorher mit Terminbestätigung, Raumbuchung, Einladungen und Tagesordnung. Die Technik solltest du am Vortag prüfen und den Raum 60 Minuten vor Beginn vorbereiten.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Betriebsratssitzung?
Rechne pro Person für die ersten 3 Stunden mit etwa 1 bis 1,5 Litern Wasser sowie 2 bis 3 Tassen Kaffee oder Tee. Bei längeren Sitzungen ergänzt du pro weiterer Stunde rund 0,25 Liter Getränke je Person.
Wann sollte ich das Catering für die Betriebsratssitzung bestellen?
Bestelle das Catering spätestens 3 Tage vor der Sitzung, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Für größere Gruppen oder individuell zusammengestellte Speisen sind 5 bis 7 Tage Vorlauf sinnvoll.
Wie viel Zeit brauche ich am Sitzungstag für den Aufbau?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Unterlagen, Technik, Getränke und Snacks ein. Bei einem unbekannten Raum oder umfangreicher Präsentation sind 90 Minuten sicherer.

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