Ondernemersworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een ondernemersworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een spreker. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en werkvormen voorbereiden die in de beschikbare tijd passen. Ook techniek, werktafels, naambadges en catering worden op de dag zelf snel vergeten. Deze checklist helpt je de 54 taken en 41 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken, van locatie en uitnodiging tot de laatste test van beamer en microfoon.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Werkbladen afronden
2 personen
Presentatie controleren
Naambadges voorbereiden
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Locatie toegankelijk maken
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Werktafels inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Opening begeleiden
Workshopblok één begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Workshopblok twee begeleiden
2 personen
Vragen verzamelen
Avondbuffet serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Netwerkoefening begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Praktijksessie begeleiden
2 personen
Werkbladen verzamelen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Informeel napraten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Presentatietechniek opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Presentatieklikker

Workshopmateriaal

Flip-overstandaardaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Werkbladenaantal 40
Plakbriefjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk twee weken vooraf vast en bevestig daarna de sprekers. Zo kun je de uitnodiging openen met concrete tijden, onderwerpen en informatie over de workshop.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop en controleer dan pas de cateringhoeveelheden. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je niet op de ochtend zelf nog porties moet aanpassen.
Test laptop, beamer, HDMI-kabel, adapter, presentatieklikker en microfoon minstens 60 minuten voor de start. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende adapter houdt de hele presentatie op.
Richt de ruimte in op de werkvorm: zet werktafels en stoelen klaar voordat je de registratietafel afwerkt. Leg per deelnemer een pen, werkblad en naambadge neer, zodat de ontvangst niet opstopt.
Zet koffie, thee en water vooraf klaar en koel de dranken op tijd. Plan na de laatste controle nog minimaal 30 minuten voor onverwachte vragen, ontbrekende materialen of een technische herstart.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ondernemersworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Open het aanmeldformulier daarna, zodat je voldoende tijd hebt voor uitnodigingen, aanmeldingen en catering.
Wanneer verstuur ik de herinnering voor een ondernemersworkshop?: Stuur de herinnering 3 tot 5 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de starttijd, locatie, bereikbaarheid, eventuele voorbereiding en een verzoek om wijzigingen in dieetwensen direct door te geven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, werkmateriaal, registratie en catering. Plan daarnaast 60 minuten voor het aansluiten en testen van de presentatietechniek.
Wanneer moet ik de catering voor een ondernemersworkshop bestellen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Controleer daarna de deelnemerslijst en dieetwensen nog één keer voordat je de boodschappen of bestelling definitief maakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.