Organiser un atelier d’entrepreneurs : la checklist complète

Un atelier d’entrepreneurs demande plus qu’un programme et quelques chaises. Il faut coordonner le lieu, les intervenants, les inscriptions, le matériel de travail et la restauration, tout en gardant une marge pour les imprévus. Cette checklist regroupe les 54 tâches du plan, de la réservation de la salle au rangement final. Suis-la dans l’ordre pour éviter les oublis fréquents, notamment les besoins alimentaires, les badges, les adaptateurs vidéo et les tests techniques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Finaliser les fiches de travail
2 personnes
Vérifier la présentation
Préparer les badges nominatifs
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Rendre le lieu accessible
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Aménager les tables de travail
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Accompagner l'ouverture
Animer le bloc d'atelier 1
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks de pause
2 personnes
Animer le bloc d’atelier deux
2 personnes
Recueillir les questions
Servir le buffet du soir
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer l'exercice de réseautage
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la session pratique
2 personnes
Rassembler les feuilles de travail
2 personnes
Assurer la clôture
Animer les échanges informels
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Ranger le matériel de présentation
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Cliqueur de présentation

Matériel d'atelier

Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 40
Feuilles de travailqté 40
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 40
Numéros de tableqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Cartes de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu avant de confirmer le programme : vérifie l’accès, la disposition des tables et le nombre de prises disponibles. Une salle adaptée doit permettre à la fois une présentation et des tables de travail.
Ouvre les inscriptions dès que les intervenants et le programme sont confirmés. Envoie un rappel quelques jours avant l’atelier et utilise ce message pour recueillir les besoins alimentaires encore manquants.
Prépare les badges nominatifs, les fiches de travail et le matériel d’atelier au moins la veille. Compte les stylos et les blocs en fonction des participants inscrits, avec quelques exemplaires de rechange.
Teste la présentation avant l’arrivée des participants : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, rallonges, multiprises et micro sans fil. Les adaptateurs et les prises disponibles sont souvent les premiers éléments oubliés.
Installe l’accueil, les tables de travail, le café et le thé avant l’ouverture des portes. Refroidis les boissons à l’avance et vérifie séparément la vaisselle, les plateaux de service et les ustensiles nécessaires au buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un atelier d’entrepreneurs ?: Commence au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, puis confirme le programme et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un atelier professionnel ?: Envoie les invitations dès que le lieu, la date et le programme sont suffisamment définis, idéalement 3 à 4 semaines avant l’atelier. Prévois un rappel 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et le matériel technique. Ajoute 30 minutes pour tester la présentation et le son sans public.
Que faut-il vérifier la veille d’un atelier d’entrepreneurs ?: Vérifie la liste des participants, les besoins alimentaires, les badges, les fiches de travail et toutes les fournitures. Contrôle aussi les connexions vidéo et prépare les boissons au réfrigérateur au moins quelques heures avant le début.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.