Checklist para organizar un taller para emprendedores
Un taller para emprendedores necesita más que una sala y varias presentaciones. Hay que coordinar ponentes, inscripciones, preferencias dietéticas, materiales de trabajo y una prueba técnica antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 54 tareas y 41 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde reservar el lugar hasta preparar el café y la mesa de registro. Úsala para no dejar acreditaciones, cables o las hojas de trabajo para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Terminar las hojas de trabajo
2 personas
Comprobar la presentación
Preparar acreditaciones
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Habilitar el acceso al recinto
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar las mesas de trabajo
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café de bienvenida
2 personas
Acompañar la inauguración
Coordinar el bloque uno del taller
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir snacks del descanso
2 personas
Coordinar el segundo bloque del taller
2 personas
Recopilar preguntas
Servir el buffet de la noche
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar el ejercicio de networking
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar la sesión práctica
2 personas
Recopilar las hojas de trabajo
2 personas
Gestionar el cierre
Coordinar la charla informal posterior
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la técnica de presentación
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de registro
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Clic de presentación
Material del taller
- Atril de papelógrafocant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 40
- Tableros de trabajocant. 40
- Notas adhesivascant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Números de mesacant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Cartas del menúcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Fregaderoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de enviar las invitaciones. Así podrás abrir el formulario con horarios, contenidos y necesidades de cada sesión ya definidos.
- Abre las inscripciones con tiempo suficiente para revisar los datos de los asistentes y sus preferencias dietéticas. Haz un último recuento antes de calcular las cantidades del catering.
- Termina las hojas de trabajo y revisa la presentación varios días antes. Imprime o reúne los materiales con antelación, en lugar de preparar bolígrafos, rotuladores y blocs justo al empezar.
- Haz una prueba técnica completa antes del taller: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, micrófono y clic de presentación. Lleva también cables alargadores y regletas para evitar depender de un único enchufe.
- Reserva un bloque de montaje de al menos 90 minutos. Primero habilita y limpia el espacio, después coloca mesas y sillas, monta la zona de trabajo y termina con la mesa de registro, el café y las bebidas frías.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller para emprendedores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y confirmar a los ponentes. Deja los últimos 3 días para revisar inscripciones, catering, materiales y técnica.
- ¿Cuándo debo enviar el recordatorio a los participantes?
- Envíalo entre 3 y 5 días antes del taller. Incluye la hora de llegada, la dirección, el programa y cualquier indicación necesaria para acceder al recinto.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar un taller para emprendedores?
- Calcula al menos 90 minutos para montar mesas, sillas, zona de trabajo, registro y equipo de presentación. Añade 30 minutos para probar la técnica y corregir problemas antes de recibir a los asistentes.
- ¿Cuántas bebidas debo calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade agua durante toda la sesión. Ajusta la compra según la duración del taller, la temperatura y si habrá café y té durante los descansos.
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