Unternehmerworkshop organisieren: die Checkliste für den Ablauf
Ein Unternehmerworkshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss passen, Referenten und Programm müssen feststehen, und am Veranstaltungstag darf die Technik nicht improvisiert werden. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Cateringmengen frühzeitig, damit die Teilnehmerliste rechtzeitig vollständig ist. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Kaffee- und Registrierungstisch. So siehst du außerdem, welche Unterlagen, Möbel und Workshopmaterialien am Ende wirklich bereitliegen müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Programm festlegen
2 Personen
Referenten bestätigen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Erinnerung senden
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Arbeitsblätter fertigstellen
2 Personen
Präsentation prüfen
Namensschilder vorbereiten
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Ort zugänglich machen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Arbeitstische einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
Eröffnungsbegleitung
Workshopblock 1 begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Workshop-Block zwei betreuen
2 Personen
Fragen sammeln
Abendbuffet servieren
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Netzwerkübung begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
Praxis-Sitzung begleiten
2 Personen
Arbeitsblätter sammeln
2 Personen
Abschluss organisieren
Informellen Austausch moderieren
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Präsentationstechnik aufräumen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- Registrierungstisch
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
- Präsentationsklicker
Workshopmaterial
- FlipchartständerAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- MarkerAnz. 24
- StifteAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 40
- ArbeitsblätterAnz. 40
- KlebezettelAnz. 12
- NamensschilderAnz. 40
- TischnummernAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Referenten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Workshop fest. Erst danach lassen sich Einladungen, Anmeldeformular und Arbeitsblätter zuverlässig erstellen.
- Schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vor dem Termin und prüfe die Teilnehmerliste zweimal: einmal für Sitzplätze und Catering, einmal für Namensschilder und Ernährungswünsche.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Adapter, Mikrofon und Präsentationsklicker am Vortag gemeinsam. Plane außerdem mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve ein.
- Richte Arbeitstische und Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder, Stifte, Marker, Flipchart-Blöcke und Arbeitsblätter sichtbar an den vorgesehenen Platz.
- Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tee, Tassen, Gläser und Geschirr vor dem Einlass bereit. Für die erste Stunde kannst du grob zwei bis drei Getränke pro Person einplanen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Unternehmerworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Referenten. Eine Woche vor dem Termin sollten Teilnehmerliste, Cateringmengen und Ernährungswünsche feststehen.
- Wann sollte ich die Einladungen für einen Unternehmerworkshop verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Workshop und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Sende sieben Tage vor Beginn eine Erinnerung mit Uhrzeit, Ort und organisatorischen Hinweisen.
- Wie viel Technik brauche ich für einen Unternehmerworkshop?
- Für eine Präsentation brauchst du mindestens Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und passenden Adapter. Teste alles am Vortag und halte ein Verlängerungskabel sowie einen Präsentationsklicker bereit.
- Wann muss ich das Catering für den Unternehmerworkshop festlegen?
- Lege die Cateringmengen spätestens sieben Tage vor dem Termin fest, sobald die Anmeldung geschlossen ist. Berücksichtige dabei die bestätigte Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche.
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