Checklist ondernemersprijsuitreiking organiseren

Een ondernemersprijsuitreiking vraagt meer voorbereiding dan alleen prijzen bestellen en een zaal reserveren. Je werkt tegelijk aan aanmeldingen, juryformulieren, genomineerden, presentaties, catering en techniek. Begin met datum, locatie en categorieën, en leg daarna het programma en de verantwoordelijkheden vast. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en testen: van certificaten en naambadges tot microfoons, beamer en gastenlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Categorieën en prijzen vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Genodigden telefonisch benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden bevestigen
Juryformulieren voorbereiden
Genomineerden verzamelen
2 personen
Genomineerden informeren
Sprekers en presentator briefen
2 personen
Prijzen en certificaten bestellen
Presentaties en logo's verzamelen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Gastenlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Cateringbestelling controleren
Dranken koelen
2 personen
Certificaten controleren
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Podiumzone markeren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Prijzen en certificaten klaarzetten
2 personen
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Netwerkronde begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Juryleden begeleiden
Finalisten aankondigen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankberichten versturen
Foto's met winnaars delen
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Hoge statafelsaantal 10
Eettafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Tafellinnenaantal 14
Krukkenaantal 12
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Fotocamera
Statievenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Tafelnummersaantal 12
Naambadgehoudersaantal 110
Prijzentafelbord
Achtergrondbanner
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Prijzenaantal 6
Certificaatmappenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4

Keuken

Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 10
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg categorieën, prijzen en beoordelingscriteria vast voordat je het aanmeldformulier opent. Zo vullen deelnemers het formulier volledig in en hoeven juryleden later niet met verschillende versies te werken.
Bevestig juryleden en genomineerden uiterlijk enkele weken vooraf. Stuur juryformulieren, het tijdschema en praktische informatie apart toe, zodat niemand op de avond zelf nog moet zoeken naar de juiste volgorde.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten tijdig door aan de catering. Controleer de bestelling opnieuw zodra de gastenlijst sluit; wijzigingen op de dag zelf zijn vaak te laat.
Plan een technische test vóór de ontvangst van de gasten. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, luidsprekers, audiomixer, verlengkabels en stekkerdozen met precies de presentaties die worden gebruikt.
Print op de laatste werkdag het draaiboek, de contactlijst en de gastenlijst. Leg certificaten, prijzen en naambadges per onderdeel klaar en wijs één persoon aan voor ontvangst, één voor techniek en één voor het programma.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een ondernemersprijsuitreiking?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, categorieën en prijzen. Open daarna het aanmeldformulier en plan voldoende tijd voor aanmeldingen, jurering en het informeren van genomineerden.
Hoeveel tijd moet er in het programma zitten per prijsuitreiking?: Reken per categorie op ongeveer 5 tot 10 minuten voor de aankondiging, toelichting, bekendmaking en foto. Tel daarnaast ontvangst, pauzes, speeches en eventuele cateringmomenten apart op in het tijdschema.
Wanneer bestel je prijzen en certificaten voor een ondernemersprijs?: Bestel prijzen en certificaten zodra de categorieën en spelling van namen definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer alle namen en categorieën nogmaals in de laatste week.
Wanneer test je de techniek voor de prijsuitreiking?: Plan uiterlijk de dag vóór het evenement een volledige test van minimaal 30 minuten. Open alle presentaties, test beide draadloze microfoons en controleer of beeld, geluid en aansluitingen tegelijk werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.