Checklist para organizar una entrega de premio empresarial

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de abrir las inscripciones. Deja definidos también los tiempos de recepción, intervenciones, entrega de premios y cierre para que el presentador pueda trabajar con un guion realista.
• Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y revisa el pedido de catering al menos 3 días antes. Calcula por separado la recepción, la comida o cena y el café, porque cada momento requiere vajilla y servicio distintos.
• Confirma al jurado y reúne sus formularios antes de la reunión de valoración. Entrega una plantilla única con las categorías y los criterios para que las decisiones puedan compararse y los resultados estén listos antes de imprimir los certificados.
• Solicita con antelación las presentaciones y los logotipos de nominados y ponentes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos y los altavoces en el lugar, y lleva cables alargadores y regletas de repuesto.
• Reserva tiempo para el montaje final: coloca mesas, sillas, mesa de oradores y escenario, enfría las bebidas y revisa los baños. Imprime la lista de invitados, el programa y la lista de contactos antes de salir hacia el lugar, no durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de premio empresarial?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá nominaciones, jurado e invitados externos. La fecha, el lugar, las categorías y el formulario de inscripción deberían estar cerrados durante la primera semana.

¿Cuándo debo confirmar al jurado y a los ponentes?

Confirma al jurado como mínimo 4 semanas antes y envía a los ponentes y al presentador el horario detallado al menos 10 días antes. Pide sus presentaciones y logotipos con 7 días de margen para poder probarlos.

¿Cuándo se imprimen los certificados y la lista de invitados?

Comprueba los nombres y los certificados entre 2 y 3 días antes, cuando las inscripciones estén prácticamente cerradas. Imprime la lista de invitados, el programa y los contactos el día anterior y lleva algunas copias adicionales.

¿Cuándo se prepara el lugar para una entrega de premio empresarial?

Realiza el montaje principal el mismo día con al menos 3 horas de margen. La comprobación de equipos, baños, mesas, sillas, acreditaciones, bebidas y catering debe terminar antes de que lleguen los primeros invitados.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar la apertura de temporada del camping
• Checklist para organizar una Barbacoa del Día del Padre
• Checklist para organizar una boda al aire libre
• Checklist para organizar una boda bohemia