Organiser une cérémonie de remise du prix des entrepreneurs

Une cérémonie de remise du prix des entrepreneurs demande un déroulé précis, surtout lorsque les candidats, les jurés, les intervenants et les invités doivent être coordonnés le même jour. Cette checklist vous accompagne de la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des tables, de la sonorisation et des présentations. Vous y trouverez les points souvent oubliés : besoins alimentaires, certificats, badges, contacts de dernière minute et tests techniques. Suivez les tâches dans l’ordre pour éviter les décisions urgentes la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Définir les catégories et les prix
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les invités par téléphone
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les jurés
Préparer les formulaires du jury
Rassembler les nominés
2 personnes
Informer les nommés
Briefer les intervenants et le présentateur
2 personnes
Commander les prix et les certificats
Rassembler les présentations et les logos
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des invités
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les certificats
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Marquer la zone du podium
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les prix et les certificats
2 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les membres du jury
Annoncer les finalistes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
Partager les photos des gagnants
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables hautesqté 10
Tables à mangerqté 12
Chaisesqté 110
Nappesqté 14
Tabouretsqté 12
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Appareil photo
Trépiedsqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneau de table des prix
Bannière de fond
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Prixqté 6
Classeurs de certificatsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Cuisine

Carafesqté 12
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 10
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 3 semaines avant la cérémonie et prévoyez une durée précise pour chaque remise de prix, chaque intervention et les éventuelles photos.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement.
Confirmez les jurés et les nommés par écrit au moins 10 jours avant la cérémonie. Préparez aussi les formulaires du jury et une liste de contacts imprimée.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil, le mixeur audio et les haut-parleurs sur place le jour même, idéalement 2 heures avant l’arrivée des invités.
Vérifiez les certificats, les prix, les logos et les présentations la veille. Refroidissez les boissons et regroupez le matériel à acheminer sur le site avant le départ.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie de remise de prix pour entrepreneurs ?: Commencez au moins 8 à 10 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, définir les catégories, ouvrir les inscriptions, réunir le jury et commander les prix et certificats.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie de remise de prix ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie, avec une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement. Relancez par téléphone les invités essentiels qui n’ont pas répondu.
Combien de temps prévoir pour l’installation de la cérémonie ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, les chaises, le podium, les badges et le matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones et les présentations.
Quand confirmer le traiteur et les quantités de boissons ?: Confirmez la commande du traiteur 5 à 7 jours avant la cérémonie, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les quantités à la réception.

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