Checklist voor een goed georganiseerd ondernemerscongres

Een ondernemerscongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, deelnemersregistratie, catering, techniek en de inrichting van meerdere ruimtes. Begin met de locatie en het programma, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en praktische informatie. In de laatste week controleer je presentaties, dieetwensen, naamkaartjes en apparatuur. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst en een getest draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vaststellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Sprekersinformatie versturen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes afdrukken
Deelnemerslijst controleren
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Sprekerspresentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie plaatsen
2 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Beamer en scherm testen
2 personen
Licht controleren
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing cateringteam geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers introduceren
Microfoons bedienen
Presentaties wisselen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sprekersbedankjes versturen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Sprekersstoelenaantal 4
Sprekerslessenaar
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Naambadgehoudersaantal 110
Informatiebordenaantal 8
Tafelnummersaantal 14

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de registratie ruim vóór de eerste sessie. Zet een registratietafel klaar, controleer de deelnemerslijst en leg naamkaartjes op alfabetische volgorde; zo voorkom je een rij bij binnenkomst.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal deelnemers tijdig door aan de catering. Tel daarnaast koffie, water en servies per programmaonderdeel na.
Verzamel alle sprekerspresentaties vóór de congresdag en open elke presentatie op de laptop. Test beamer, projectiescherm, microfoons, mengpaneel en presentatieklikker in de zaal waarin ze worden gebruikt.
Maak parkeerinformatie en sprekersinformatie onderdeel van de praktische deelnemersmail. Verstuur die uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat vragen over route, parkeren en aanvang niet op de ochtend zelf binnenkomen.
Plan op de congresdag tijd voor de opbouw van tafels, stoelen, sprekersstoelen en lessenaar. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg, controleer oplaadstations en druk het draaiboek meerdere keren af.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een ondernemerscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Open de aanmelding zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór het congres.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een ondernemerscongres?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Stuur praktische informatie over parkeren, aanvang en locatie nogmaals 3 tot 5 dagen voor het congres.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een ondernemerscongres?: Reken minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, catering en techniek. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een volledige test van presentaties, microfoons en geluid.
Wanneer moet ik de catering voor een ondernemerscongres bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen een betrouwbaar beeld geven, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór het congres door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.