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Unternehmerkongress organisieren: die Checkliste

Ein Unternehmerkongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Location, Programm und Referenten bilden die Grundlage. Danach folgen Einladungen, Anmeldeformular und Teilnehmerverwaltung, damit du Ernährungswünsche, Parkinformationen und Namensschilder rechtzeitig vorbereitest. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Technik, Catering und alle Materialien. Am Veranstaltungstag helfen ein fester Aufbauplan und eine Kontrolle der Räume, damit Registrierung, Vorträge und Pausen ohne Verzögerung starten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Referenteninformationen versenden

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Vorträge der Referenten sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Sprecherraum einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    2 Personen

  • Registrierungsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand testen

    2 Personen

  • Licht prüfen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

  • Briefing für das Catering-Team geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Redner vorstellen

  • Mikrofone bedienen

  • Präsentationen wechseln

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Becher einsammeln

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankeschöns für Redner verschicken

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 14
  • StühleAnz. 110
  • RednerstühleAnz. 4
  • Rednerpult
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Präsentationsklicker
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Willkommensschild
  • NamensschildhalterAnz. 110
  • InfotafelnAnz. 8
  • TischnummernAnz. 14

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location zuerst und kläre dabei Raumaufteilung, Bestuhlung, Registrierungstisch, Rednerpult und Kleiderständer. Plane für Aufbau und Technikprüfung mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein.
  • Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige jeden Referenten schriftlich und setze für Vortrag und Präsentation eine Abgabefrist von spätestens 7 Tagen vor dem Kongress.
  • Öffne das Anmeldeformular früh genug, um Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor der Cateringbestellung auswerten zu können. Verschicke Park- und Referenteninformationen spätestens 3 Tage vor dem Termin.
  • Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel gemeinsam vor Ort. Ein kompletter Test mit einer Präsentation dauert etwa 30 Minuten und verhindert Überraschungen beim ersten Vortrag.
  • Stelle Namensschilder, Teilnehmerliste, Drehbuch und Referentenunterlagen am Registrierungstisch bereit. Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Räume, Tische, Stühle, Wasser, Kaffeestationen und die Stromversorgung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Unternehmerkongress planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit der Location, dem Programm und den Referenten. Einladungen und Anmeldung sollten mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress bereitstehen.
Wann sollte man die Referenten für einen Unternehmerkongress bestätigen?
Bestätige die Referenten, sobald Programm und Termin der Location feststehen, möglichst 8 Wochen vorher. Fordere die fertigen Vorträge spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an.
Wann muss das Catering für einen Unternehmerkongress bestellt werden?
Gib die Cateringbestellung nach Ende der Anmeldefrist auf, mindestens 5 Tage vor dem Kongress. Berücksichtige dabei die bestätigte Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche.
Wie lange vor Beginn sollte die Technik beim Unternehmerkongress getestet werden?
Teste die komplette Technik spätestens am Vortag, wenn das möglich ist, und wiederhole eine kurze Funktionsprüfung 2 Stunden vor dem Einlass. Plane zusätzlich 30 Minuten für Präsentationen, Mikrofone und Stromversorgung ein.

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