Checklist para organizar un congreso empresarial sin olvidar nada

Organizar un congreso empresarial exige coordinar ponentes, asistentes, catering, salas y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y cerrar el programa; después confirma a los ponentes y abre las inscripciones. En las semanas previas tendrás que controlar preferencias dietéticas, aparcamiento, presentaciones y acreditaciones. El día anterior, prueba proyector, micrófonos, sonido y portátil, y deja preparadas las mesas, sillas y la zona de registro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Establecer el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar información de los ponentes
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir las tarjetas con nombres
Comprobar la lista de participantes
Realizar el pedido de catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recopilar las presentaciones de los ponentes
Revisar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Montar la sala de oradores
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar la decoración
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Comprobar la iluminación
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo de catering
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Presentar a los ponentes
Operar los micrófonos
Cambiar las presentaciones
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las tazas usadas
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Responder las últimas preguntas
Despedirse de los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar espacios
3 personas
Comprobar los baños
Cerrar el recinto
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar regalos de agradecimiento a los ponentes
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 14
Sillascant. 110
Sillas para ponentescant. 4
Atril
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Clic de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3

Decoración

Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Portanombrescant. 110
Paneles informativoscant. 8
Números de mesacant. 14

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Así podrás incluir horarios, ponentes confirmados y la fecha límite de inscripción desde el primer envío.
Revisa las inscripciones al menos 7 días antes del congreso y separa las preferencias dietéticas de los datos generales. Entrégaselas al catering junto con el número definitivo de asistentes.
Recopila las presentaciones de los ponentes entre 3 y 5 días antes y pruébalas en el portátil que se usará en la sala. Comprueba también el clic de presentación, el proyector y la pantalla.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables alargadores, regletas y estaciones de carga. Lleva cables de repuesto si el espacio tiene varias salas.
Abre la ubicación con tiempo suficiente para montar la mesa de registro, las mesas y las sillas antes de la llegada de los asistentes. Coloca también el atril, las sillas de los ponentes, los percheros y las tarjetas con nombres.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso empresarial?: Reserva el lugar y empieza a definir el programa con al menos 3 meses de antelación. Envía las invitaciones cuando los horarios principales y varios ponentes estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes de un congreso?: Haz una primera revisión 14 días antes y cierra el número para el catering aproximadamente 7 días antes. Después comprueba de nuevo la lista el día anterior para preparar las tarjetas con nombres y la mesa de registro.
¿Cuándo se deben probar los equipos técnicos?: Realiza una prueba completa como mínimo 24 horas antes del congreso. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas y todas las conexiones en la sala donde se utilizarán.
¿Cuánta comida y bebida hay que pedir para un congreso empresarial?: Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y añade un margen del 5 al 10 % para bebidas y pausas de café. Entrega al catering las preferencias dietéticas cerradas al menos 7 días antes para evitar cambios de última hora.

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