La checklist pour organiser un congrès d’entrepreneurs

Un congrès d’entrepreneurs demande un suivi précis bien avant le jour J. Commence par réserver le lieu et fixer le programme, puis avance sur les intervenants, les invitations et les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, les besoins alimentaires, les présentations et la technique. Cette checklist t’aide à garder le bon ordre et à ne pas découvrir trop tard qu’il manque des badges, un micro ou une rallonge.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer les informations sur les intervenants
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Vérifier la liste des participants
Passer la commande traiteur
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Rassembler les présentations des intervenants
Vérifier les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Présenter les intervenants
Gérer les micros
Changer de présentation
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Répondre aux dernières questions
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Vérifier les toilettes
Fermer le lieu
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer des remerciements aux intervenants
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 110
Chaises des intervenantsqté 4
Pupitre
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneaux d'informationqté 8
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu avant de finaliser le programme : vérifie la capacité, les espaces prévus pour l’accueil, les intervenants, les repas et les pauses. Prévois aussi l’emplacement de l’écran, du pupitre et de la table d’inscription.
Ouvre les inscriptions dès que le programme et les intervenants sont suffisamment confirmés. Demande les besoins alimentaires dans le formulaire, puis fixe une date limite au moins 7 jours avant le congrès pour transmettre un nombre fiable au traiteur.
Prépare les badges à partir de la liste des participants quelques jours avant l’événement. Imprime une version de secours et garde la liste à jour jusqu’à la veille, car les annulations et inscriptions tardives modifient rapidement l’accueil.
Récupère les présentations des intervenants au plus tard 48 heures avant le congrès. Teste chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place et vérifie le vidéoprojecteur, les microphones sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises.
Le matin même, ouvre le lieu assez tôt pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, puis tester la technique avant l’arrivée du public. Prépare aussi les machines à café, les thermos, les tasses, les verres et les plateaux de service avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès d’entrepreneurs ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Le lieu et le programme viennent en premier, suivis des intervenants, des invitations et de l’ouverture des inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que la date, le lieu et les informations principales sont confirmés. Prévois un rappel environ 2 semaines avant la clôture des inscriptions.
Quand confirmer le traiteur pour un congrès ?: Confirme la commande 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Envoie ensuite le nombre final de participants et signale les changements de dernière minute.
Que faut-il tester la veille d’un congrès ?: Teste la veille l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les branchements. Ouvre chaque présentation et prévois au moins 2 rallonges et 2 multiprises si la configuration n’est pas déjà connue.

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