Checklist voor een goed georganiseerde ondernemersavond

Een ondernemersavond vraagt om meer dan een datum, een spreker en wat drankjes. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, techniek en de ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum, gastenlijst en locatie; werk daarna het programma en de catering uit. In de laatste week controleer je vooral wat vaak te laat gebeurt: presentaties verzamelen, apparatuur testen, naamkaartjes maken en dranken koelen. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het klaarzetten op de avond zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodiging opstellen
Aanmeldformulier klaarzetten
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma uitwerken
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
Locatie reserveren
Catering reserveren
Meubilair controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst maken
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma afdrukken
Routebeschrijving versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetonderdelen voorbereiden
3 personen
Presentaties klaarzetten
Sleutels en toegang regelen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankentafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
Presentaties testen
2 personen
Achtergrondmuziek testen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Spreker aankondigen
Presentatie begeleiden
Vragen uit de zaal verzamelen
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
Netwerktafels begeleiden
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikte borden ophalen
2 personen
Koffie bijvullen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Stoelen stapelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Sleutels terugbrengen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Onkostenbonnen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedjesaantal 10
Menukaartenaantal 10
Welkomstbord
Ballonnenaantal 40
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en zet een duidelijke deadline voor aanmelden. Verwerk aanmeldingen daarna dagelijks, zodat je op tijd weet hoeveel stoelen, naamkaartjes en porties nodig zijn.
Vraag dieetwensen direct mee in het aanmeldformulier en geef de cateraar het definitieve overzicht uiterlijk 5 werkdagen voor de ondernemersavond. Zo voorkom je losse aanpassingen op het laatste moment.
Laat sprekers hun presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf aanleveren. Controleer elke presentatie op het afgesproken laptopformaat en test projector, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons en speakers ten minste 1 dag van tevoren.
Maak de indeling van de ruimte 2 tot 3 uur voor aanvang definitief. Controleer dan klaptafels, stoelen, statafels, kledingrekken en afvalbakken en leg naamkaartjes en programma’s bij de ontvangst klaar.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes en buffetonderdelen volgens een tijdschema voor. Zet warmhoudbakken, serveerbladen, schaaltjes, tangen en opscheplepels klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ondernemersavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de avond en leg de definitieve catering en dieetwensen 5 werkdagen vooraf vast.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een ondernemersavond?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de ondernemersavond. Geef gasten minimaal 10 tot 14 dagen om zich aan te melden en stuur daarna een bevestiging met routebeschrijving en programma-informatie.
Wanneer moet ik de techniek voor een ondernemersavond testen?: Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons en speakers uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de avond zelf nog 60 tot 90 minuten voor aanvang of alles werkt en op de juiste plek staat.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een ondernemersavond klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het klaarzetten van meubilair, ontvangst, catering en presentaties. Plan daarnaast 30 minuten extra als er meerdere sprekers, microfoons of buffetonderdelen zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.